Samskabelse for alle: Hvad du bør vide, før du går i gang

Co-creation er en samskabelsesmetode, som typisk bruges til at skabe større grundlæggende forandringer. Men metoden kan også med fordel anvendes på projekter af mindre skala. Mandag Morgen giver dig her en introduktion til metoden – med kemotasken som det gode og konkrete eksempel.

Sygeplejersker på Rigshospitalet med kemotasken 'Chemo to go, please!'
Sygeplejersker på Rigshospitalet med kemotasken 'Chemo to go, please!'Foto: Rie Maktabi
Mikkel Lind Sorgenfrey

I en tid, hvor kravene til hastig forandrings- og omstillingsevne vokser, er det nødvendigt for alle organisationer at være manøvredygtige og følge med tiden.

I dag træffer de fleste ledere typisk beslutninger på baggrund af en række indsamlede analyser, anbefalinger og undersøgelser. Men når målet konstant flytter sig, er det ikke altid den bedste måde at gøre tingene på. Ofte vil en eksperimentel tilgang give bedre slutresultater.

Co-creation – samskabelse – er en særlig måde at udvikle processer, produkter eller services på, som ændrer ledelsen og styringen – og ikke mindst relationen til andre aktører, interne såvel som eksterne. Og det kan være metoden, der kan være nøglen til den ønskede udvikling.

Jacob Søby Bang driver Strategize, et bureau, som er specialiseret i at drive forretningsudviklende, samskabende og kommunikerende processer. I Strategize har de formuleret co-creation-processens tre faser med tolv trin. Se tekstboks.

12 trin til co-creation

Tre faser og tolv trin til at komme i gang med co-creation.

1. Foranledningsfasen (hvor arbejdet laves, inden alle aktører involveres)

  1. Udfordringsafklaring
  2. Aktøridentifikation
  3. Videnopbygning
  4. Organisering

2. Forventningsfasen (hvor aktørerne samles og finder fælles fodslag)

  1. Engagering
  2. Måludvikling
  3. Løsningskonkretisering
  4. Beslutning

3. Forankringsfasen (hvor aktørerne samles om at virkeliggøre det nye)

  1. Realisering
  2. Læring
  3. Videndeling
  4. Videreudvikling

Kilde: Strategize

”Den form for co-creation, der kan noget særligt, er, når man tager afsæt i en ambition eller udfordring, som rækker ud over det, en enkelt virksomhed eller organisation kan gøre noget ved selv. Det er, hvor man inviterer flere aktører med ind i et åbent samarbejde for at udvikle store og små løsninger, som på den lange bane vil kunne vise sig meget perspektivrige,” siger Jacob Søby Bang.

Metoden forbindes typisk med store, tunge projekter, men den kan også bruges i et mindre og mere overskueligt omfang.

Idet co-creation er et forholdsvis nyt fænomen, og kun få har konkrete erfaringer med metoden, kan det være svært at komme i gang. Derfor giver Mandag Morgen dig her et konkret eksempel på, hvordan co-creation kan bruges til andet end den helt store forandring – for eksempel til at udvikle et nyt produkt.

Kemotasken

Rie Maktabi er en af dem, der har prøvet kræfter med co-creation i mindre skala. Hun er uddannet co-designer fra Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler for Arkitektur, Design og Konservering og medstifter af virksomheden Let’s Co, som specialiserer sig i co-creation.

Hun understreger, at når man arbejder med co-creation og går de tolv trin igennem, er det vigtigt, at det ikke bliver en fastlåst proces.

”Det er godt at vide som leder, at man ikke skal blive utryg, hvis man må træde et trin tilbage. Det kan tit generere meget mere erfaring og skabe et meget bedre resultat at være åben for, at man nogle gange skal lave nogle iterationer, før man når frem til det, som det reelt drejer sig om,” siger Rie Maktabi.

Hun har som et af mange projekter været med til gennem samskabelse at udvikle en bærbar taske til kemoterapi, så patienter med leukæmi kan få kræftbehandling i hjemmet i stedet for på hospitalet. Kemotasken har fået det humoristiske navn ’Chemo to go, please!’.

Tasken ’Chemo to go, please!’ gør livet lettere for kræftpatienter. (Foto: Isabel Aagaard)

Tasken giver patienten en lavere sygdomsfølelse, fordi patienten opholder sig i hjemmet i stedet for på hospitalet, hvilket også øger samværet med venner og familie og dermed styrker patientens psykiske velvære. Samtidig spiser patienten mere, blandt andet fordi man kan lave sin egen mad i sit eget køkken. Og så er den lydløs.

Tasken blev til gennem en co-creation-proces, som Rie Maktabi var med til at gennemføre. Her er, hvordan de gik til værks:

#1: Foranledningsfasen

I første faste er det allervigtigste at få afklaret og afgrænset den udfordring eller den ambition, man gerne vil gøre noget ved, forklarer Jacob Søby Bang.

”Hvis man sidder som topleder og gerne vil sætte det her i gang, så er det vigtigt, at man forsøger at beskrive udfordringen, så den ikke bliver for snæver, men heller ikke for bred,” siger han og pointerer, at selve beskrivelsen af udfordringen kan være af afgørende betydning.

”Det er meget godt at dvæle ved den fase, for det med at få beskrevet udfordringen, så folk har lyst til at engagere sig i den efterfølgende, er i virkeligheden der, hvor man får lavet hele anslaget til, om det bliver et relevant projekt,” siger Strategize-direktøren.

Rigshospitalet havde sammen med Odense Universitetshospital et ønske om, at kemoterapi til leukæmipatienter skulle kunne tages med hjem i en slags bærbar taske. Men mere konkret var det ikke. Og det var her, at Rie Maktabi og hendes kollegaer som co-designere kom ind i billedet.

Først havde hospitalerne en forventning om, at designerne bare ville klare arbejdet.

”De mente: I kører jeres, og vi kører vores. Men for os er det aktørerne, der skal være med til at designe tasken,” siger Rie Maktabi om de læger, sygeplejersker, patienter og alle andre, der på den ene eller den anden måde vil blive involveret i brugen af produktet.

De tog kitler på og prøvede at være en del af afdelingen på Rigshospitalet.

”Man prøver at sætte sig i deres sted. Så gik vi i gang med at følge deres hverdag og prøvede alle arbejdsgangene af,” siger hun om første fase, der blandt andet handler om at finde frem til det egentlige problem og de aktører, der kan være med til at løse det.

Første fase handler også om organisering.

”Vi fik lov til at organisere os, som vi tænker, co-creation er bedst. Det handler om at være super konkret og ikke have nogen skjulte agendaer. Det er den ærlige proces, der gør, at det virker,” siger Rie Maktabi, der havde lavet en onlineblog til formålet, så alle kunne følge med i alle dele af processen.

#2: Forventningsfasen

I anden fase er det vigtigt at få skabt en fælles historie for alle aktører, mener Jacob Søby Bang.

”Først og fremmest er det her, man går i gang med at engagere folk. I fællesskab får man udviklet nogle mål, og man begynder at konkretisere nogle løsninger og beslutter, hvad man gerne vil gå videre med. Det handler om at finde fælles fodslag hos de aktører, som er med,” siger han.

Ejerskab skaber implementering. Hvis ikke man får skabt et forum, hvor alle med deres fagligheder føler, at deres stemmer er blevet hørt, så kan det ende galt, mener Rie Maktabi. På Rigshospitalet gjorde hun derfor meget ud af løbende at vende tilbage til interessenterne og vise, hvor deres stemme var blevet taget med videre og var kommet i spil.

”Faren ved ikke at følge op er, at der ikke tages ejerskab, og der vil ikke være nogen tillid til, at det er en god idé og en god løsning, hvis de involverede kun er blevet spurgt i starten og så ikke hører noget,” siger hun.

En af opgaverne var, at de sammen med interessenterne skulle udtænke løsninger i forhold til indretningen af et nyt behandlingsrum. Og dér blev de kreative.

”Vi pakkede hele leukæmienheden ind i pap for at skabe et tomt lærred. Så kunne vi designe det, som vi ville,” siger hun.

På den måde kunne de tilpasse alle remedier til både patienternes og personalets behov. Alt, hvad de skulle bruge i rummet, byggede de i pap sammen med dem.

(Foto: Rie Maktabi)

”Ved at benytte dette prototyperedskab viste vi, hvordan man via co-creation kan skabe helt nye behandlingsrum, der ikke tager afsæt i ’ting, der lige tilfældigvis var i rummet’. På denne måde kunne vi designe møbler og redskaber skræddersyet til deres specifikke behov,” forklarer Rie Maktabi.

#3: Forankringsfasen

I tredje fase er det ifølge Jacob Søby Bang altafgørende, om man har fået engageret sine aktører i de to forudgående faser.

”Man vil kunne se, at hvis man ikke har skabt den rigtige foranledning og de rigtige forventninger hos folk, så vil man nok sidde tilbage og selv være ansvarlig for at skulle forandre noget. Forankringsfasen skal være et sted, hvor mange aktører har lyst til at spille ind,” siger han og understreger vigtigheden af relativt hurtigt at komme i gang med at skabe eksempler på konkrete løsninger.

”Det er vigtigt, at man får nogle hurtige, synlige gevinster, så deltagerne oplever, at samskabelsen har effekt og gør en forskel. Det behøver ikke være de største udfordringer, man tager fat i først, men det kan være godt at kunne se selv små resultater, for det er både motiverende og inspirerende. Man får desuden nogle nye overraskende indsigter, når man går i gang med at eksperimentere med løsninger. Det er, når man går i gang med at realisere, at man også får afprøvet, hvordan det, man har forestillet sig, virker, og hvad der skal justeres yderligere,” siger Jacob Søby Bang.

For Rie Maktabi er et vigtigt element i co-creation, at man prøver en masse af og ikke er bange for, at det kikser eller mislykkes.

”Vi designede meget mere end en taske. Vi designede en service. Men man kan ikke altid være sikker på, at opgaven kun lige handler om det, man har sat fokus på. Det kan være en spændende proces, fordi der kan være andre vigtige pointer, der dukker op,” siger Rie Maktabi, der lavede prototyper i to år.

I processen fandt de ud af, at risikoen for at få infektioner i blodet falder markant, hvis patienterne tager deres egne blodprøver. Det er et tilbud i behandlingen nu.

”Det lavede vi efterfølgende som en followup med videoer, der viser, hvordan man gør som patient,” siger hun.

”Det, der var ret fantastisk, er, at vi arbejdede med måske noget af det farligste overhovedet at prototype, altså kræftpatienter og kemoterapi,” siger hun.

Alligevel var hospitalerne åbne for at købe tasker, som var en prototype og ikke et færdigt produkt.

”Hvis man kan lave det på leukæmiafsnittet på en helt ny behandlingsform, som ingen andre i verden har prøvet af, så kan man lave prototyper til alting – så er der ikke noget, der er farligt. Det er bare med at prøve det af,” siger hun.

Hun understreger, at man selvfølgelig skal tage sine forholdsregler, men at flere burde turde lidt mere.

”Mange virksomheder er bange for at miste noget af al den branding, man har bygget op. Men selvfølgelig skal vi ud og prøve af, selvfølgelig skal vi vise, at vi ikke har alle svarene, at vi ikke er perfekte, og at vi tør tvivle og dele vores tvivl helt åbent. De virksomheder, der har det for øje, er også dem, der udvikler sig mest,” siger hun.

I dag sælger Let’s Co i samarbejde med Rigshospitalet ’Chemo to go, please!’ til syv af de største hospitaler i Danmark og er på vej ind i både Norge og Sverige.

”Vi skal til at udvikle kemotasker til børn, og så har konceptet udviklet sig til også at blive tilkoblet antibiotika. Og så er der en del andre behandlingsformer, hvor vi kan se et potentiale,” siger Rie Maktabi.


Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu




Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu