Arbejdspladsen bliver virtuel og arbejdet bliver ”distribueret”

At arbejde hjemmefra er måske blot en forsmag på en ny måde at organisere arbejde og virksomheder på, når man mere konsekvent bruger digitale værktøjer. Den amerikanske designer John Maeda fortæller i en ny rapport om at gå skridtet videre fra distancearbejde til distribueret arbejde.

Foto: Bernadett Szabo/Ritzau Scanpix
Peter Hesseldahl

Millioner af mennesker over hele verden er kommet på et crash course i at arbejde hjemmefra og i at samarbejde på afstand med de redskaber, internettet kan tilbyde.

Og så svært er det heldigvis heller ikke. De fleste er allerede vant til at holde skypemøder, sende dokumenter frem og tilbage via e-mail eller at uddele emojis for lige at udtrykke opbakning til kollegernes arbejde.

Men dybest set fortsætter de fleste med at arbejde, som de plejer. Coronakrisen er en midlertidig afbrydelse, og med de forhåndenværende midler kan vi holde hjulene snurrende indtil videre.

Den amerikanske designer John Maeda, en af den internationale designtænknings frontfigurer, har netop udgivet sin årlige rapport om ny tænkning inden for design, og han har valgt at fokusere på nye arbejdsformer.

Hans hovedpointe er, at der er forskel på at samarbejde over nettet og at arbejde distribueret sammen – han taler om at gå fra cooperation til collaboration.

Hvis man mere langsigtet skal tage konsekvensen af de muligheder, som teknologien tilbyder, og de krav, som coronakrisen rejser, så skal man tænke helt anderledes på arbejdsprocessen, hvordan projekter ledes, på sine forestillinger om, hvad et arbejdssted er, og hvordan kulturen i et team eller en virksomhed kan trives og inspirere, selvom folk sjældent mødes fysisk, siger John Maeda.

Mange, også ganske små, selskaber arbejder naturligvis allerede med medarbejdere, der er spredt over hele verden. Mange frivillige samarbejdsprojekter på nettet er globale, og deltagerne kender kun hinanden fra deres onlinemøder.

Platforme, der matcher ledig arbejdskraft med løse opgaver, er også eksempler på en arbejdsform, hvor arbejdspladsen og kollegerne spiller en langt mindre rolle.

Tættere sammen hver for sig

John Maeda taler om den nye form for arbejde som distributed work – og det er vel at mærke ikke det samme, som at folk simpelthen klarer nogle af opgaverne uden at sidde på det samme kontor.

I Maedas vision kan distribueret arbejde faktisk være en tættere og mere ansvarsfuld samarbejdsform end de fleste bruger i dag.

Selvom man sidder på samme kontor, arbejder mange egentlig alene med hver sin opgave eller stykke af en opgave. Når man deles om en opgave elektronisk, arbejder man typisk sekventielt: En person skriver et dokument, den næste person retter i det, gerne med version tracking, og sender det frem og tilbage og frem igen.

Skridtet videre er, at alle arbejder samtidig i det samme dokument (som man eksempelvis kan gøre i Office365 eller i Google Docs), så man løbende kan se, hvad hver enkelt arbejder med.

Det er den form for samarbejde, hvor man så at sige har fingrene i opgaven samtidig, som Maeda forestiller sig vil blive mere almindelig, blandt andet i kraft af at teknologier som virtual reality bliver en del af den almindelige værktøjskasse.

Det er ikke kun en udvikling, der gælder for informationsarbejderne bag skærme. ”Distribueret arbejde” er et begreb, der læner sig tæt op af ’distribueret produktion’, som vi også kommer til at høre meget mere til, efterhånden som 3D-print og fleksible robotter gør det muligt at rykke produktion af alt fra sko til cykler tættere på slutbrugeren snarere end at være koncentreret i nogle få fabrikker.

Hvor er hovedkvarteret?

At arbejde distribueret handler imidlertid ikke så meget om teknologi, som det handler om kultur.

I en distribueret organisation eller projekt får kontoret eller hovedkvarteret ikke længere den samme funktion som det samlende sted for virksomheden, og dermed forsvinder et vigtigt element i at skabe et fællesskab.

For nogen er det fint at kunne arbejde i fred og ro, men for andre er det vigtigt, at der er et socialt samvær med kolleger og plads til andet end det strengt forretningsorienterede. Det kan blive ensomt derude, hvis man ikke har andet end en funktionel tilknytning til et team.

Mange virksomheder, der længe har arbejdet med teams spredt over lange afstande, har onlinefester og fælles events eller kommunikationskanaler, der kun er beregnet til den sociale side af samværet.

Modsat peger John Maeda også på, at det kan være en udfordring at holde koncentrationen foran skærmen, når det popper op med meddelelser og tilbud på tjenester, der ofte er specifikt designet til at påkalde sig opmærksomhed og skabe afhængighed af distraktionen.

Han peger på, at der findes redskaber, der lukker ned for mail og sociale tjenester i perioder, ligesom der er værktøjer, som hjælper med at holde struktur på arbejdsdagen, inklusive påmindelser om, at nu er det tid at slukke skærmen for i dag.

Ledelse og hierarki forandres

John Maeda peger på open source-bevægelsen som et eksempel på, at arbejde kan være organiseret uden et formelt hovedkvarter, uden et normalt hierarki og uden ledere, der kan udstikke ordrer og fyre folk, der ikke følger dem.

Maeda mener, at distribueret arbejde fordrer en anden type ledelse, han bruger ordet ”heterarki”. For dem, der ikke lige er stødt på dét ord før, er det en struktur, hvor der ikke er forskel i position, eller hvor ledelsesfunktioner veksler mellem deltagerne alt efter opgaverne.

Det er altså en arbejdsform, hvor opgaver aftales, og informationer flyder horisontalt. Det kræver også en høj grad af ansvarsfølelse hos medarbejderne og en høj grad af tillid fra ledelsen.

Vi er ikke uddannet i at arbejde distribueret

I disse dage flyder LinkedIn over af kurser og artikler med tips til at holde møder og styre projekter på distancen. Vi har alle fra folkeskolen og op lært at arbejde ved siden af hinanden og i grupper, men vi har ingen systematisk uddannelse i, hvordan man arbejder over nettet og holder møder virtuelt.

Det er naturligvis en arbejdsmetode, der kan og bør læres og forbedres – ikke mindst hvis vi, som John Maeda forestiller sig, i stigende grad vil organisere arbejde langt mere distribueret.            

Der, hvor man mødes for at arbejde, er i stigende grad ikke længere et fysisk sted, ikke mindst, fordi det til mange typer opgaver simpelthen fungerer bedre.

Da telefonnettet blev etableret, forventede man ikke, at folk ville bruge telefonen til at ringe til hinanden inden for den samme bygning – men det gør vi selvfølgelig, fordi det er bekvemt og hurtigt. Tilsvarende kan det i mange tilfælde være bedre end et fysisk møde at dele skærm fra hver sin plads.

Videosystemer som Zoom og WeChat går deres sejrsgang i øjeblikket, fordi man meget enkelt og overskueligt kan holde videomøder med mange deltagere. Som mange sikkert har erfaret, fungerer videokonferencer bedst, hvis alle er på hver sin forbindelse, snarere end at man sidder nogle stykker omkring en skærm, hvor nogle af deltagerne følger med. Man vælger altså at mødes virtuelt, selvom man sidder tæt på nogle af de øvrige deltagere.

Lidt længere ude, men ikke meget, ligger virtual reality, endnu en teknologi, der stort set er moden og billig nok til at blive mainstream. Virkelig gode VR-headsets kan fås for under et par tusinde kroner – eller man kan købe en maske til at montere sin mobiltelefon i synsfeltet for en halvtredser eller mindre.

For nogen vil det være en hel naturlig måde at samarbejde i virtual reality. Hvis man har brugt timer hver dag, siden man var 8 år på at spille sammen med og mod andre spillere fra hele verden i et onlineunivers, er det som at mødes på hjemmebanen.

John Maedas rapport kan downloades her.


Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu




Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu