Hvordan man lærer ældre medarbejdere ny teknologi

Visse udfordringer er nok uundgåelige. Men virksomheder kan gøre det meget lettere for sig selv og for især deres ældre ansatte, når ny teknologi tages i brug.

Placeholder image
Foto: Michael Parkin/Wall Street Journal
Lyt til artiklen

Software kan være en forbandelse for ældre medarbejdere. Den bliver hele tiden opdateret og lavet om, og de konstante ændringer fører let til frustrationer og lavere produktivitet.

Men behøver det være sådan?

På HEC Montreal Business School i Canada har jeg undersøgt hundreder af ældre menneskers brug af software, der er almindeligt i en organisation, såsom regneark. Først de dårlige nyheder for de ældre medarbejdere og den organisation, de arbejder for:

Jeg opdagede, at de computerproblemer, mange ældre medarbejdere støder ind i, skyldes indlæringsvanskeligheder, der typisk opstår med alderen. Det tager dem længere tid at fordøje informationerne. Det er sværere for dem at ignorere forstyrrende beskeder og systemnotifikationer. Og det er sværere for dem at finde vej i situationer, de ikke har stået i før – for eksempel hvis der er taget et nyt program i brug på kontoret. 

I en af mine undersøgelser fandt jeg ud af, at ældre medarbejdere i gennemsnit kun brugte 0,5 ud af seks nye funktioner i Excel 2019. Yngre medarbejdere brugte i gennemsnit to af de nye funktioner jævnligt. 

Det gælder selvfølgelig ikke alle medarbejdere. Men det gælder for så mange af dem, at det er rigeligt til at skabe problemer for en virksomhed.

Historien slutter ikke der. For det kan godt være, at ledelsen ikke kan standse aldersbetingede indlæringsvanskeligheder, men de kan stadig gøre meget for at få ældre medarbejderes produktivitet op og gøre dem mindre stressede, når de bruger computeren på kontoret. Som en af HR-folkene sagde til mig: 

"Man bør ikke sænke forventningerne til en ældre medarbejders produktivitet, men man kan ændre arbejdsbetingelserne."

Baseret på min forskning i emnet og interviews med ældre medarbejdere er her et par gode råd til at gøre teknologien mindre smertefuld – til gavn for såvel firmaet som de ansatte.

Øvelse, øvelse og atter øvelse

Man skulle tro, at grundig undervisning for ældre medarbejdere ville være oplagt at tage i brug, især når det drejer sig om at implementere større ændringer i virksomhedens computersystemer eller brug af software. Men selvom HR typisk anbefaler IT-træning, er der mange ledere, der ikke prioriterer det. 

For det første koster det tid og penge. Mange chefer vurderer også, at medarbejdere, der er tæt på pensionsalderen, vil få mindre glæde af undervisningen end de yngre.

Men det er en kortsigtet indstilling, der skader såvel ældre medarbejdere som virksomheden. Hvis man øver sig konstant, får man en bedre hukommelse og bliver hurtigere til at bearbejde informationer. Det gør også én mere fortrolig med teknologien, som man så kan bruge mere frit og innovativt i stedet for at kæmpe med det. Det kompenserer alt sammen mere end rigeligt for besværet og omkostningerne. 

Og så er der selvtilliden. Når ældre medarbejdere føler sig sikrere på sig selv, bliver de også mere motiverede til at gøre brug af alle de muligheder, ny teknologi rummer. 

Oplæring ansigt til ansigt

Det er imidlertid vigtigt, at IT-undervisningen foregår på den rigtige måde. En af de afgørende faktorer er, at de ældre medarbejdere oplæres ansigt til ansigt.

Mens det tit er nemmere for yngre medarbejdere at gøre tingene via for eksempel en skærm, lægger ældre medarbejdere mere vægt på at lære det direkte af en anden person. Det virker beroligende, det fremkalder flere positive følelser, og det kræver færre indlæringsevner.

I min forskning er jeg nået frem til, at især én type indlæring giver pote: at parre superbrugere med ældre medarbejdere under oplæring. På den måde kan den ældre medarbejder gå direkte til den, der kan hjælpe, i det øjeblik de har brug for det, frem for at skulle deltage i et formelt kursus. Den tilgang virker også venligere og mindre formel, og så er det ikke så svært for ældre medarbejdere at bede om et godt råd.

Bedre søgemaskiner

Det er ikke alle disse ændringer, der ligger på ledelsens skuldre. Softwaredesignere bør udvikle programmer, der er mere brugervenlige over for ældre medarbejdere. 

Én vigtig ændring er for eksempel at bruge særlige søgefunktioner, der gør det lettere at finde informationerne. 

Prøv at tænke på, hvordan almindelige søgemaskiner normalt fungerer. Man skriver en sætning og får en lang liste med resultater, som man skal arbejde sig igennem for at finde et brugbart resultat. Det svar, man søger, vil sandsynligvis ligge gemt blandt en mængde oplysninger, man slet ikke har brug for. 

At lede gennem den mængde kan føles udfordrende for mange ældre medarbejdere, som fordøjer informationer langsommere. For eksempel skulle kursisterne i et af de kursusforløb, jeg ledede, erstatte nogle symboler med tal, baseret på en kode, de havde fået. Ældre medarbejdere fandt i gennemsnit 16 erstatninger ud af 90, de yngre 21.

Hvordan gør man så søgefunktioner nemmere at have med at gøre? Der er en måde, der hedder "udvidet søgning", hvor man skriver en sætning, og i stedet for at lave en lang, uoverskuelig liste deler søgemaskinen først resultaterne op i brede kategorier og giver dig derefter mulighed for at vælge, hvilken en du vil se, og det gør processen langt lettere. (Man bør dog samtidig have en mere almindelig søgemulighed, hvis det er det, man ønsker.)

Lad os sige, man søger efter "konto". Foreløbig dukker der ikke nogen links op. I stedet kommer der en liste med fem kategorier, der tydeligvis peger hen mod søgeemnet – det kunne være aktiver, ligning, aktier, overskud eller udgifter.

Hvis man for eksempel klikker på "aktiver", fremkommer de søgeresultater, der drejer sig om aktiver, men man har også mulighed for at klikke på en mere snæver kategori for at målrette sin søgning. Først kommer "aktiver", derefter måske "afstemning", "diverse" eller "tilgodehavender".

Undervejs vil det være tydeligt markeret, hvilke klik man har foretaget, så man ikke farer vild, hvis man skal gå tilbage.

Færre forstyrrende elementer

Det er også vigtigt at skære ned på notifikationer på skærmen. I et forsøg, jeg gennemførte med over hundrede ældre og yngre personer, fandt jeg ud af, at det var sværere for de ældre medarbejdere at ignorere forstyrrende ting, som påmindelser om møder og beskeder om et opkald, fordi deres evne til at holde tingene adskilt ikke er så god længere. Hvis sådanne meddelelser derimod altid dukkede op samme sted på skærmen, ville den ældre medarbejder være bedre i stand til at forudsige, hvor de kom fra – og føle sig mindre forstyrret.

Ikke skære alle over en kam

Hele denne snak om ældres forringede evner og svære kamp med IT må ikke blive en undskyldning for at undervurdere ældre medarbejdere. Mine undersøgelsesresultater er baseret på gennemsnit og gælder ikke for alle ansatte. Nogle af dem over 60 år, og endda ældre, kan sagtens være bedre og hurtigere til IT end mange yngre medarbejdere.

Og næsten alle ældre medarbejdere har styrker og evner, der i høj grad kompenserer for, at de ikke lærer så hurtigt. Evnen til hurtigt at bearbejde informationer aftager med alderen, men sådan noget som for eksempel evnen til at overføre viden fra ét system til et andet forøges. Office 365 er et godt eksempel. Word og Excel ligner hinanden, og ældre medarbejdere, der kender Word, har nemmere ved at overføre deres viden om menu og overskrifter til Excel.

Under alle omstændigheder er enhver diskrimination af ældre medarbejdere uacceptabel. Virksomhederne bliver simpelthen nødt til at give disse medarbejdere mulighed for at udfolde sig ved at tilbyde dem egnede IT-systemer og de rigtige betingelser for at arbejde effektivt med IT. Ny software på kontoret behøver ikke være en forbandelse for ældre medarbejdere.

 

Dr. Stefan Tams er lektor på Institut for Informationsteknologier på HEC Montreal Business School, Canada. Artiklen er bragt i Wall Street Journal. Oversættelse af Karsten Lund.


Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail
Tilmeld dig nyhedsbrevet nu
Ved at tilmelde dig Mandag Morgens nyhedsbrev, accepterer du vores generelle betingelser