Den email-frie arbejdsplads

Mange vil nikke genkendende til følgende beskrivelse fra en helt almindelig dag: På vej hjem fra arbejde med bussen eller toget tager man lige den sidste samtale med f.eks. en kunde. I køen i supermarkedet tjekker man lige sin arbejdsmail på sin smartphone, og efter aftensmaden er det tid til endnu et tjek inden opvasken og lidt tv-kigning med sin laptop på skødet.
Sådan former dagligdagen sig for masser af mennesker i informationssamfundet – også i Danmark. I vor tids arbejdsliv bliver grænsen mellem arbejde og fritid i stigende grad udvisket, og i en verden, hvor teknologien gør det muligt at være på arbejde 24 timer i døgnet og 7 dage om ugen, har vi tilsyneladende stadig vanskeligere ved selv at trække en streg i sandet mellem arbejdsliv og fritid.

Ifølge en nylig undersøgelse fra Neverfail, en amerikansk softwarevirksomhed med speciale i datasikkerhed, vil mere end 8 ud af 10 ansatte, som bruger e-mails som arbejdsredskab, tjekke deres arbejdsmails efter fyraften.

Ifølge samme undersøgelse vil godt to tredjedele bringe en smartphone eller en laptop med på ferie for at bevare forbindelsen med deres arbejdsmail. Og mere end halvdelen af de adspurgte indrømmer, at de sender e-mails under en middag med familien eller vennerne.

Hvor debatten i Danmark om brugen af e-mail på arbejdspladsen hovedsageligt har drejet sig om, i hvilket omfang de ansatte må sende private mails, har de flydende grænser mellem arbejdsliv og privatliv andre steder i verden ført til en diskussion om, hvorvidt virksomhederne burde hjælpe sine ansatte med at trække den grænse.

For to måneder siden kom det f.eks. frem, at Europas største bilfabrik, Volkswagen, har besluttet at afskære de ansattes forbindelse til deres arbejdsmails i deres fritid. Volkswagens mailserver bliver ganske enkelt slået fra, 30 minutter efter at en ansat har forladt arbejdspladsen. Og den bliver først tændt igen, 30 minutter før, at den pågældende skal møde igen. Formålet er at sikre, at medarbejderne bliver mindre stressede og mere produktive, når de er på arbejde.

85 pct. unyttige e-mails

At Volkswagen her har fat i den lange ende, fremgår bl.a. af en nylig undersøgelse foretaget af professor Leslie Perlow, Harvard Business School. Hendes undersøgelse, der omfatter en række konsulentteams ved Boston Consulting Group – et selskab kendt for hårdtarbejdende, ambitiøse og karrierefokuserede medarbejdere – viser, at de pågældendes arbejdsglæde og idérigdom bliver større, hvis man f.eks. forbyder dem at arbejde og tjekke mails en dag om ugen.

At e-mails er blevet en problematisk tidsrøver, fremgår også af en række andre virksomhedsinitiativer på området. F.eks. har den verdensomspændende franske it-virksomhed Atos bebudet et forbud mod interne mails ved udgangen af 2013. Atos har afdelinger i 42 lande og har bl.a. Boots, Fiat, Philips, Reuters og De Olympiske Lege som kunder.

Ifølge Atos’ CEO, Thierry Breton, der tidligere bl.a. har været Frankrigs finansminister, er forbuddet en del af et projekt, der sigter mod at forbedre arbejdsvilkårene for medarbejderne. Det sker på baggrund af en undersøgelse, der viste, at Atos’ ca. 80.000 ansatte i gennemsnit modtager 100 e-mails pr. dag, hvoraf de kun finder ca. 15 pct. nyttige. Undersøgelsen viste også, at de ansatte i deres arbejdstid og fritid brugte mellem 15 og 20 timer om ugen til at tjekke og svare på de interne mails.

Selv har Thierry Breton droppet de interne e-mails for adskillige år siden, fordi han som bestyrelsesformand for France Telecom ikke var tilfreds med den måde, de blev brugt på. Og som finansminister modtog han ikke mails af sikkerhedsmæssige årsager: ”Jeg har en ekstern mail-adresse, og vi har ingen planer om at forbyde eksterne mails – det er et fantastisk værktøj til at kommunikere mellem organisationer,” siger han til BBC.

Den canadiske it-virksomhed, Klick, der rangerer blandt de 500 hurtigst voksende it-virksomheder i USA og Canada, er nået til samme konklusion som Atos.

Ifølge Klicks CEO, Leerom Segal, er problemet med de interne mails, at der er tale om en envejs-kommunikation, der ikke fremmer samarbejdet og arbejdsprocesserne i virksomheden: ”E-mails skaber ikke en ordentlig prioritering, giver ingen sammenhæng og strukturerer ikke formidlingen af viden,” lyder hans dom i et interview med det amerikanske erhvervsmagasin Inc.

Kilder: Neverfail, Wharton, BBC, Inc.