Luk svingdøren på din arbejdsplads ved at spørge bedre i rette tid

Er der svingdørsstemning på din arbejdsplads?

Så burde du som leder være travlt optaget af, hvordan du kan reducere personaleomsætningen.

En høj personaleomsætning er nemlig forbundet med mange omkostninger.

Der er dels de direkte udgifter til ekstern rekrutteringshjælp, personprofiler, tests og annoncering på jobportaler. Dertil kommer omkostningerne til midlertidigt at dække for den ubesatte stilling med vikarer eller overtidsbetaling for fastansatte.

Der er omkostninger i form af nedsat produktivitet, i den periode hvor jobbet er ubesat, samt produktivitetstab som følge af, at der går tid, før den nyansatte er i gang.

Der er omkostninger i tid brugt på at udarbejde stillingsopslag, læse ansøgninger, afholde jobsamtaler og give svar retur til alle ansøgere. Dertil er der den tid, de andre ansatte bruger på at oplære og onboarde nyansatte, for eksempel gennem sidemandsoplæring, mesterlære og introduktionsmøder.

Og endelig er der de ofte oversete omkostninger ved tab af uudtalt viden samt risikoen for en smitteeffekt, hvor én persons opsigelse kan føre til, at andre også søger væk.

Der er kort sagt en hel del gode grunde til, at du skal interessere dig for, hvordan du kan reducere personaleomsætningen.

Den gode personaleomsætning

Det er relativt simpelt at udregne personaleomsætningen på din arbejdsplads. Hvis 25 ansatte har forladt din arbejdsplads over en periode, hvor der i gennemsnit har været 200 personer ansat, så lyder regnestykket: 25/200*100 = 12,5 procent.

I lyset af de mange typer af udgifter kan man måske foranlediges til at tænke, at personaleomsætningen skal være så lav som overhovedet muligt. Lidt kontraintuitivt er det dog ikke tilfældet. En tommelfingerregel fortæller i stedet, at en personaleomsætning på cirka ti procent er passende. Det sikrer nemlig, at nye kompetencer bliver bragt ind i organisationen, som kan bidrage med udvikling og andre perspektiver, samtidig med at organisationen opretholder en stabil drift med kontinuitet i arbejdet.

Men hvad gør du, når du også gerne vil afdække, hvad der er særligt betydningsfuldt for den enkelte medarbejder?

Hvis personaleomsætningen på din arbejdsplads er højere end ti procent, bør du overveje, hvordan du sænker den.

15 faktorer for den attraktive arbejdsplads

I bogen 'Hjælp, vi mangler kolleger! Sådan skaber du den attraktive arbejdsplads' har jeg, sammen med Claus Elmholdt og Cecilie Pedersen fra LEAD, udviklet en forskningsbaseret model, som vi kalder ’Helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads’. Den består af 15 faktorer, som ifølge omfattende metastudier er særligt betydningsfulde for medarbejderes tilknytning til arbejdspladsen.

Modellen peger på, at et velstruktureret onboardingforløb, gode muligheder for kompetenceudvikling og et stærkt omdømme har stor betydning for den gennemsnitlige medarbejder. Helhedsmodellen giver kort sagt ’de rigtige’ løsninger på, hvordan du skaber den attraktive arbejdsplads for det brede flertal. Men hvad gør du, når du også gerne vil afdække, hvad der er særligt betydningsfuldt for den enkelte medarbejder? 

Svaret er, at du må interessere dig for at stille de rigtige spørgsmål – og her er tilknytningssamtaler et nyttigt værktøj.

Hvornår har du sidst holdt en tilknytningssamtale, chef?

Tilknytningssamtaler bliver også kaldt for stay interviews. Forskning viser, at samtalerne kan bidrage til at styrke medarbejderes tilknytning til arbejdspladsen – og dermed reducere personalegennemstrømningen.

Ideelt set bør samtalen foregå mellem medarbejderen og nærmeste leder, da det sender et signal om, at nærmeste leder interesserer sig for medarbejderen. Omvendt peger store dele af forskningslitteraturen på, at den primære grund til, at medarbejdere siger op, skyldes utilfredshed med nærmeste leder. I så fald kan en HR-konsulent måske være en god idé.

Tilknytningssamtaler bør afholdes 1-2 gange årligt, tage afsæt i 5-8 spørgsmål og vare 20-25 minutter, hvor medarbejderen har cirka 80 procent af taletiden. Formålet med samtalen er at afdække, hvad der henholdsvis gør, at medarbejderen ønsker at forblive ansat, og hvad der kunne føre til, at vedkommende ville overveje at sige op. 

 At skabe en attraktiv arbejdsplads med en lav personaleomsætning handler blandt andet om at stille de rigtige spørgsmål

Derfor handler tilknytningssamtalen for det første om, hvad der giver medarbejderen arbejdsglæde. Her kredser samtalen om, hvad medarbejderen sætter pris på i sit nuværende job, hvorfor medarbejderen ønsker at blive på arbejdspladsen, og hvad medarbejderen ville miste ved at sige sit job op. Gode spørgsmål er:

• Hvad ser du særligt frem til, når du kommer på arbejde?
• Hvad er du allermest glad for ved dit nuværende job?
• Hvad har du lært i dit nuværende job? Og hvad kunne du tænke dig at lære i fremtiden?

For det andet handler tilknytningssamtalen om, hvad der fører til frustration hos medarbejderen. Her drejer samtalen sig om, hvad der tidligere har givet anledning til tanker om at sige op, hvad der skaber frustrationer i jobbet, og hvad der skal ændres, for at medarbejderen kan se sig selv på arbejdspladsen i fremtiden. Relevante spørgsmål lyder:

• Hvis du kunne ændre noget ved dit job, hvad skulle det så være?
• Hvis du nogensinde har tænkt på at sige op, hvornår var det så? Og hvad førte til de tanker?
• Hvilke barrierer kan jeg forsøge at fjerne for dig, som skaber frustration i dit job?

Forebyg opsigelser med fratrædelsessamtaler

Tilknytningssamtalen adskiller sig fra en anden vigtig form for samtale: fratrædelsessamtalen (eller exit interviews på engelsk). Fratrædelsessamtalen finder nemlig først sted, efter medarbejderen har sagt op. Så hvor formålet med en tilknytningssamtale er at agere proaktivt for at forebygge en opsigelse, så er formålet med fratrædelsessamtalen reaktivt at blive klog på, hvorfor medarbejderen valgte at sige op.

Også denne samtale varer 20-25 minutter og foregår mellem medarbejderen, der har sagt op, og nærmeste leder (eller en HR-konsulent, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant).

Der er særligt to grunde til at interessere sig for, hvorfor medarbejdere siger op.

For det første kan årsagen (for eksempel et højt arbejdspres, lav løn eller et psykologisk utrygt arbejdsmiljø) potentielt føre til flere medarbejderes afgang. En organisatorisk smitteeffekt med mange opsigelser kan forebygges ved at handle på denne form for kritisk og konstruktiv viden.

For det andet kan fratrædelsessamtaler bidrage til en vellykket offboarding, som kan betyde, at organisationens andel af ’boomerang-ansatte’ stiger (boomerang-ansatte er medarbejdere, der forlader organisationen, men vender tilbage på et senere tidspunkt). En nylig dansk undersøgelse har vist, at 63 procent kunne forestille sig at vende tilbage til deres nuværende arbejdsplads efter at have været et andet sted. Set i det lys bliver det særligt vigtigt at sikre en god afsked, så sandsynligheden stiger for, at det ikke bliver et ’farvel’, men et ’på gensyn’.

Når du skal afholde fratrædelsessamtalen, er relevante spørgsmål at stille:

• Hvad var udslagsgivende for, at du tog beslutningen om at sige op? 
• Hvis du kunne give et godt råd til os, der kan forhindre, at flere af dine tidligere kolleger beslutter sig for at sige op, hvad skulle det så være?
• Hvad kunne få dig til at overveje at søge tilbage til os i fremtiden? 

Summa summarum: At skabe en attraktiv arbejdsplads med en lav personaleomsætning handler blandt andet om at stille de rigtige spørgsmål – og her er tilknytningssamtaler og fratrædelsessamtaler oplagte værktøjer, som er lige til at tage i brug.