”Jeg har stået til mange lederkurser og sagt, at ét af de privilegier, man har som leder, er at tage beslutninger på et ufuldstændigt grundlag. Men det er ikke helt så rigtigt længere, som det har været. Nu er de data, vi skal bruge, blevet langt mere tilgængelige.” 

Sådan lyder konstateringen fra Niels Højberg, stadsdirektør i Aarhus. Højberg har ledet landets næststørste kommune i snart ti år, han har været formand for foreningen af kommunaldirektører, og så er han uddannet med en master i både samfundsvidenskab og filosofi. Efter hans mening giver digitaliseringen muligheder for at tage mere kvalificerede beslutninger og følge op på, om de rent faktisk fungerer:

”Vores byråd har syv overordnede mål for beskæftigelse, uddannelse osv. Under hver af de sektorer opstiller man en række delmål og indikatorer, der viser, om vi er på rette vej. Hvert år gennemgår vi de KPI’er og ser, om vi når det, vi har sat os for. I dag kan vi følge meget bedre med i, om en politik slår igennem, end vi kunne før. Vi kan nemmere følge op på målene, fordi vi har mere detaljerede og tidstro data ved hånden. Det er også blevet nemmere at følge byens trafik, hvordan parkeringspladserne bruges, eller overvåge alle installationer i byen med den smarte teknologi,” fortæller Niels Højberg.

Det betyder også, at kommunens ledere og medarbejdere i højere grad kan skabe et evidensbaseret grundlag for politikernes overvejelser:

”Hvordan går det nu lige med flygtningene – har vi puttet dem i ghettoer? Vi kan se på dataene, at det har vi ikke, vi har spredt dem. Og vi kan også se, at det går godt med at få dem i arbejde. Det kan vi følge fra måned til måned. De politiske diskussioner bliver mere kvalificerede af det, for det er ikke et spørgsmål om, at fordi jeg har en bestemt politisk holdning, så tror jeg, at det er sådan. Nu har vi data, som man bliver nødt til at forholde sig til,” siger Højberg.

Tværgående tænkning

Aarhus Kommune står over for at skulle finde besparelser på 300 mio. kr., og ifølge Niels Højberg prøver man at bruge digitaliseringen til at gøre noget andet, end det man næsten altid har gjort, hvor man typisk har kørt en grønthøster hen over budgetterne:

”I stedet har vi valgt at tage nogle af de store områder, hvor vi tror, at vi kan arbejde med ny information på tværs, og bruge det, vi virkelig ved virker, til at få lavet løsninger, der reducerer udgifterne. Vi ved f.eks., at der er en direkte sammenhæng mellem beskæftigelse og sundhed, men det giver ikke sig selv, at de to sektorer taler sammen. Nu forsøger vi at tage springet. Vi kigger på folk, der har lændesmerter, eller skader fra alkohol eller tobak. Hvordan kan de hjælpes, så de kan komme i beskæftigelse eller blive hængende længere på arbejdsmarkedet? Vi begynder altså at se på, om investeringer i ét område kan give en besparelse på et andet område. Kommunen har valgt at bruge flere medarbejdere til at hjælpe folk med den type problemer med at komme i arbejde, men vi regner med at spare mere på overførselsindkomster, end det har kostet at gøre den ekstra indsats på sundhedsområdet,” siger Niels Højberg. 

”Den type samarbejder har vi ikke arbejdet ret meget med før, for vi har været usikre på effekten. Uden data, der går på tværs, har man gjort tingene i sin egen lille andegård og er ikke gået på tværs af sektorerne. Nu skal vi til at tale mere med hinanden i de forskellige siloer. Vi kan ikke bare lukke døren og finde hver vores besparelse. Det er lidt mere omstændeligt, og det giver selvfølgelig nogle diskussioner omkring fordelingerne af udgifter og gevinster, men dem tager vi med glæde,” siger han.

Decentralisering af data og beslutninger

En af de sværeste problematikker er arbejdet med udsatte familier. Her er udfordringerne ofte komplekse og kan handle om både ledighed og beskæftigelse, om børns mistrivsel, andre sociale problemer og måske også om psykiske problemer eller et alkohol- eller stofmisbrug.

”Ser man på, hvem der har ansvaret, og hvem der står for servicetilbuddene i forhold til hver af de problemstillinger, er det mange forskellige dele af kommunen. Men med digitalisering får vi mulighed for at koordinere og bruge data til at se på tværs, koordinere indsatsen bedre end før og give borgeren færre kontaktpunkter til systemet,” mener Niels Højberg.

For at kunne skabe tværgående og mere tilpassede løsninger, som de bedre data giver muligheder for, kræver det imidlertid også, at medarbejderne har mere fleksible rammer: 

”Skal man lave ordentlig service, hvor man bruger de kompetencer, man har, er der nødt til at være råderum for dem, der skal løse de konkrete problemer i den konkrete situation, det konkrete sted i landet. Det virker ikke, hvis man er underlagt detaljerede mål for alle ydelser fra centralt hold,” siger Højberg med adresse til det, han opfatter som Christiansborgpolitikernes alt for specifikke krav og mål for kommunernes service. 

”Hvis vi vil have bæredygtige beslutninger, skal de tages af folk, der både har den faglige indsigt og kontakten med borgerne og ikke kun sidder og noterer i et Excel-ark,” siger han og uddyber: 

”Vi har gjort en dyd ud af, at data ikke skal være noget, kun nogle få har adgang til. Vi er i gang med at gøre informationerne bedre tilgængelige, så de, der står med den daglig service og samskabelse med borgerne, har bedre vilkår, og så der bliver mange flere, der kan tænke med, når der skal findes løsninger. Som topledere skal vi i højere grad være i dialog med dem, der står med opgaven over for borgerne. Direktørerne har altid ansvaret, det kan man ikke fraskrive sig, men jeg skal ikke selv træffe alle beslutningerne, for det har jeg ikke den faglige indsigt til. Ledelse handler mere om at få faciliteret samarbejdet mellem de mange kompetencer og delregimer af viden, der er forskellige steder i organisationen. Vi kommer til at lede mere på tværs,” siger Niels Højberg.

Et af de spørgsmål, der melder sig, er, om man som leder eller medarbejder ikke kan blive overvældet af alle de data, der genereres? Jo, det kan man sagtens, siger Niels Højberg og peger samtidig på, at digitaliseringen også kan bruges til at automatisere behandlingen af information. 

”Vi har digitaliseret vores flytteanmeldelser, så borgerne selv kan melde flytning på nettet. Tidligere havde vi en medarbejder til at kigge dem igennem for at finde fejl eller tegn på svindel.  Men det har vi erstattet med en automat, der kan læse dem og på ganske få minutter sortere de anmeldelser fra, der skal kigges nærmere på. Vi har fået flere informationer, men vi har automatiseret behandlingen af det, som mennesker ikke har tid eller hjernekapacitet til at overskue.”

Mere inddragelse af borgere

Mulighederne for automatisering betyder, at borgerne generelt vil kunne se frem til at møde teknologien mere og kommunens medarbejdere mindre, siger Niels Højberg:

”Man vil møde kommunen lidt, ligesom man møder sin bank, som en netløsning. Borgerservice vil blive mere digitaliseret, så man selv kan finde de grundlæggende løsninger uden meget bureaukrati. Vi kommer til at lade dem, der kan selv, gøre mere selv. Men samtidig kommer vi til at bruge flere ressourcer på at hjælpe dem, der virkelig har brug for hjælp. Vi må erkende, at mange af de udviklinger, vi gerne vil måle, går den forkerte vej. Ulighed og problemerne med sundhed er ikke blevet mindre, tværtimod. Dem, der har den dårligste uddannelse, har også det dårligste helbred, og det bliver værre. Vi kommer til at gøre noget ekstraordinært for at give dem et godt liv, og det skal helst ske meget tidligt i livet, nærmest fra starten. Vi kommer til at flytte penge til tidlig intervention i de udsatte boligområder.”

På sigt tror Niels Højberg, at teknologien kan føre til større inddragelse af borgerne som medskabere. Aarhus Kommune har en ambitiøs strategi om at udvikle deleøkonomien, f.eks. så koordinationen af samkørsel og delebiler bliver integreret med den offentlige transport og rejsekortet i den samme app. Med digitale platforme er det offentlige ikke nødvendigvis den instans, der udfører og leverer alle ydelser, men i højere grad den, der koordinerer, at parterne spiller sammen om at skabe løsninger, hvad enten det er professionelle leverandører eller borgerne og civilsamfundet.

Niels Højberg forventer, at han kommer til at bruge mere tid på at inddrage medspillere udefra, snarere end at få den ’interne fabrik’ til at køre.

”Jeg tror, at borgernes rolle bliver større og større, men det er svært at sige præcist hvordan. Politikerne er ikke enige om den vej. Nogle vil gerne fastholde situationen, hvor de træffer beslutninger på borgernes vegne, mens andre mener, at man skal gå meget vidt, og at alt skal ske i samspil med borgerne. Det bliver en kringlet, men spændende vej.”