For landets bedste headhuntere har diskretion og fortrolighed altid haft førsteprioritet, men nye regler tvinger den traditionelt noget lukkede branche til at ændre sine arbejdsmetoder ganske markant.

Som et led i den nye persondataforordning, der træder i kraft til maj næste år, vil landets største firmaer blive tvunget til at tage deres normale arbejdsmetoder og vaner op til alvorlig revision.

De nye regler, der for længst er blevet vedtaget i EU-regi, betyder således, at headhunterne nu i langt højere grad skal oplyse de enkelte kandidater om, hvilke oplysninger de har liggende på vedkommende, og samtidig sørge for minutiøst at hente samtykke fra de involverede personer.

Dermed bliver der vinket endegyldigt farvel til forestillingen om, at de enkelte kontorer blot kan indsamle fortrolige og følsomme oplysninger om landets erhvervsfolk for siden at bruge dem, når den rette kandidat skal findes, eller der skal trækkes referencer på en håbefuld direktøraspirant.

Samtidig skal branchen som helhed nu til at leve op til helt andre standarder for, hvordan man må gemme personfølsomme oplysninger.

”En af de helt afgørende ændringer i de nye regler er, at vi som branche skal gøre langt mere ud af at hente tilladelse fra hver enkelt kandidat til, at vi må gemme hans oplysninger. Det giver en udfordring ikke blot fremadrettet, men især også bagudrettet, da vi jo naturligt nok har mødt mange kandidater gennem årene og derfor også har gemt oplysninger om dem,” siger Henrik Greisen, partner i headhuntervirksomheden Human Capital Group, der blandt andet har stået bag en række rekrutteringer inden for den finansielle sektor.

Langt de fleste førende aktører herhjemme såsom Egon Zehnder, Russel Reynolds, Spencer Stuart og Korn Ferry er en del af et vidtforgrenet netværk af kontorer overalt i verden, og derfor vil det typisk være op til de enkelte firmaer at implementere de nye tiltag ned gennem geledderne.

”Det er klart, at de nye regler vil medføre, at vi skal ændre nogle af vores arbejdsgange, og det giver naturligvis nogle udfordringer. Som en del af en børsnoteret virksomhed er det ekstremt vigtigt for os at sikre os, at vi er compliant og overholder samtlige regler. Det har vi også været indtil nu, men vi er også nødt til at sikre os, at vi er det fremover,” siger Kai Hammerich, ledende partner i Korn Ferry i Danmark.

Netop Korn Ferry har gennem de senere år stået bag en offensiv opkøbsstrategi på internationalt plan, hvor man frem for andre konkurrenter i højere grad har opslugt it-virksomheder. Det sker blandt andet for at ruste den globale spiller til de stigende udfordringer og krav, som den digitale dagsorden stiller branchen over for.

Offentlige data bliver fortrolige

Headhunterbranchen har herhjemme gennem mange år været kendetegnet af få og stærke aktører, der dominerer markedet i de enkelte lande, hvorimod man ikke på samme måde som andre industrier har et fælles talerør, der fungerer som paraplyorganisation for de forskellige aktører.

”Mange kandidater vil have en helt naturlig interesse i, at vi har dem stående i vores kartotek, så derfor skal vi nok få taget hånd om udfordringen. Men det er vigtigt, at vi som branche finder fælles fodslag, så vi håndterer de nye tiltag nogenlunde ens,” siger Henrik Greisen.

Samme melding lyder fra flere andre kontorer i København, hvor man opfordrer branchen til at samles om at udforme nogle faste procedurer og fremgangsmåder, så alle aktører indretter sig efter de nye regler på nogenlunde samme måde.

I branchen er der fortsat nogen tvivl om, hvordan flere elementer af den nye forordning skal tolkes, da der eksempelvis nu stilles store krav til, hvordan de enkelte firmaer deler personfølsomme oplysninger med kolleger og ikke mindst kunder. Samtidig hersker der fortsat en del tvivl om, hvornår en oplysning er af privat og dermed følsom karakter.

Det gælder eksempelvis en kandidats cv eller sågar LinkedIn-profil, der ellers normalt vil være offentligt tilgængelige oplysninger. Så snart en headhunter gør brug af oplysningerne og tilføjer dem til sit eget kartotek med et par enkelte noter, er der nu pludselig tale om personfølsomme oplysninger, der skal håndteres med stor forsigtighed.

”De nye regler lægger op til store ændringer i forhold til den måde, vi agerer på. Helt fra den indledende research og kontakt med potentielle kandidater og frem til egentlige samtaler skal vi fremover være langt mere opmærksomme på, hvordan vi behandler og lagrer data. Selv offentlige oplysninger som eksempelvis en profil på LinkedIn vil blive betragtet som fortrolig, hvis den kommer ind i vores system og bliver behandlet,” forklarer Anders Nannerup, ledende partner i headhuntervirksomheden Stanton Chase, der blev etableret på det danske marked i 2012 og dermed er en af de nyere spillere på det danske marked.

Fælles fodslag på tværs af grænserne

Hos Stanton Chase er man netop nu i gang med en større øvelse for at sikre, at alle kontorer på tværs af landegrænser opfylder de kommende krav, ligesom man vil sikre, at organisationen implementerer de nye regler, hvad end det er i København, London eller Paris.

”Vi er netop nu i gang med et større projekt, hvor vi sørger for, at alle afdelinger i firmaet på tværs af landegrænserne lever op til de nye regler. Indtil nu har der været forskellige måder at håndtere data på i forskellige lande, men det bliver der lavet om på nu,” siger Anders Nannerup og peger på, at især samarbejdet med firmaets andre kontorer rundtomkring i Europa vil blive udfordret som følge af den nye forordning.

Den vil nemlig indeholde klare regler for, hvordan firmaerne må sende personfølsomme oplysninger på tværs af landegrænserne, hvilket er noget, der tages meget alvorligt.

De senere år er rekrutteringen af topchefer blandt landets største selskaber nemlig i stigende grad blevet international i den forstand, at et dansk selskab nu i højere grad kigger efter kandidater globalt og ikke kun i den danske andedam, når der skal findes en ny topchef.

”Som firma skal vi som følge af de nye regler være langt mere opmærksomme på, ikke blot hvordan vi selv lagrer data, men også hvordan vi behandler dem. Det gælder både, hvis vi sender data såsom et cv til en kollega i udlandet, og når vi eksempelvis fremsender forskellige oplysninger til en klient. Det er en ganske omfattende proces at få styr på alle de aspekter,” siger Anders Nannerup.

Kan miste data

For headhunterne er den helt store risiko ved de nye regler, at man mister værdifulde oplysninger i jagten på at opfylde de nye krav.

Mens opgaven med at indhente samtykke fra kandidater og håndtere deres oplysninger korrekt et til at løse, er det stadig et åbent spørgsmål, hvordan landets headhuntere vil tackle opgaven med de enorme mængder data, man har indsamlet i årenes løb.

Hvis man skal tro den kommende forordning, vil hvert enkelt searchfirma således være forpligtet til at ringe til samtlige kandidater og informere om, hvilke oplysninger man har liggende på dem, og samtidig indhente deres accept af, at man fortsat gerne må have deres data liggende i arkivet. En kæmpe opgave for langt de fleste firmaer og samtidig en krævende proces, hvor vitale oplysninger kan gå tabt.

”En ting er, hvordan vi agerer i forhold til fremtidige opgaver, men de nye regler giver også en del arbejde, i forhold til hvordan vi håndterer den store mængde personfølsomme data, vi har indsamlet gennem årene. Det er et kompliceret forløb, hvor der er en risiko for, at vi kommer til at miste noget af det datagrundlag, vi har opbygget,” siger Anders Nannerup fra Stanton Chase.