Hvordan præsterer medarbejderne? Hvordan trives de? Hvordan kan de bringes bedre i spil? Hvornår kommer og går de? Hvor meget tid bruger de på opgaverne?

Det og meget andet kan mange ledere i dag finde svar på ved at bruge digitale værktøjer til at indhente data på organisationens medarbejdere. Men i takt med, at de digitale værktøjer i stigende grad rykker ind i organisationerne og bliver en del af ledernes værktøjskasse, så rejser der sig et nyt spørgsmål: Hvordan påvirker dataindsamlingen relationen mellem leder og medarbejder?

Det handler en ny undersøgelse om, som er udført af Tænketanken Mandag Morgen for Dansk Erhverv, DI, Djøf, DM, FH, Finansforbundet, Forsikringsforbundet og IDA. Undersøgelsen indgår som en del af et større, 10-årigt program, det såkaldte ADD-program, som står for Algoritmer, Data og Demokrati og har til formål at styrke demokratiet gennem blandt andet forskning, teknologiforståelse og digital dannelse. Undersøgelsen af indsamling af medarbejderdata tager udgangspunkt i et repræsentativt udsnit af danske ledere.

Antallet af virksomheder, der bruger databaserede værktøjer til forskellige typer af medarbejderovervågning, vokser netop nu hastigt i Danmark. I dag indsamler man i de fleste organisationer allerede data på en lang række områder, alt fra trivselsmålinger og efteruddannelsesbehov til mødetider, skærmtid og tracking af firmabiler. Hele 96 procent af alle virksomheder med over 100 ansatte i Danmark svarer, at de indsamler og anvender medarbejderdata.

Dataindsamling på hundredevis af punkter

Og der er efterhånden heller ikke meget, man ikke kan indsamle data på. Ifølge en ny undersøgelse, som den britiske virksomhed StandOutCV har foretaget blandt de 50 mest udbredte overvågningsværktøjer, har mange af værktøjerne i løbet af de seneste to år fået langt flere funktioner, som går endog meget tæt på privatlivet. Det gælder særligt funktioner som ’location tracking’, kameraovervågning og overvågning af  tilstedeværelse og aktivitet ved computeren.

Det handler altså ikke om, om mulighederne for at overvåge medarbejderne helt ned i detaljen er der - for det er de. Spørgsmålet er, om man må bruge værktøjerne, om man skal bruge værktøjerne og i givet fald hvordan.

I Microsoft Enterprise-løsningen er det i dag muligt med Microsoft Viva eksempelvis at analysere medarbejdernes mailaktivitet på en række parametre, både hvor mange mails der bliver sendt, hvem de bliver sendt til, hvad for et sprog der bliver brugt og hvad tid de bliver sendt. Der kan også måles på antallet af møder, og hvor vidt møderne er med eksterne eller interne. I alt har Microsoft udsendt en liste på 100 parametre, som løsningen kan måle på.

Det er vigtigt her at pointere, at blot fordi, man har installeret Microsoft Viva på sin computer, behøver det ikke at betyde, at ledelsen har adgang til data, og i lederundersøgelsen fra ADD-projektet fremgår det ikke, hvor mange af lederne der specifikt bruger Viva-løsningen.

På positivsiden giver dataindsamling generelt arbejdsgivere bedre mulighed for at følge med i, hvordan medarbejderne har det, hvilke behov de måtte have for udvikling, samt hvor, hvordan og hvor meget de arbejder. Det kan bruges nyttigt til at effektivisere arbejdsgange og motivere.

Men på negativsiden udfordrer det den tillid og dialog mellem arbejdsgiver og arbejdstager, som ellers er ret udbredt i Danmark, og derfor kan øget brug af data i værste fald ødelægge arbejdsmiljøet på arbejdspladserne, konkluderer analysen.

Af svarene i ADD-projektets lederundersøgelse fremgår det for eksempel, at mange flere ledere end medarbejdere synes, et det er en god ide at indsamle og anvende medarbejderdata, ligesom der er stor diskrepans imellem ledelsens og medarbejdernes viden om, hvilke data der bliver indsamlet.

Medarbejderne ved ganske enkelt ikke altid, at der indsamles data om dem, og hvordan denne data bliver brugt. Dét skaber afstand i relationen. 

Risiko for mistillid

I lederundersøgelsen svarer otte ud af ti ledere, at de benytter sig af digitale værktøjer til forskellige registrerings- og overvågningsopgaver, og det er der mange gode argumenter for. For eksempel at sikre medarbejdertrivsel, holde styr på komme- og gåtider og have overblik over, hvor meget tid, der bruges på møder og arbejdsopgaver. Det er blandt de mest typiske ting, ledere indsamler data på.

En datadrevet beslutningstagning giver desuden ledere mulighed for at basere lederens strategier og beslutninger på håndfaste fakta og trends, hvilket i en travl lederhverdag i en kompleks verden kan føles mere præcist og pålideligt.

Men selvom teknologien på den ene side tilbyder nye muligheder, så er det alligevel over halvdelen af lederne, der er helt eller delvist enige i, at der er en risiko for, at anvendelsen og indsamlingen af medarbejderdata skader forholdet til deres medarbejdere. Det er især de ledere, der endnu ikke er begyndt at indsamle data om medarbejderne, som er bekymrede for konsekvenserne.

Og der er da også god grund til at gå forsigtigt frem, for svarene i ADD-projektets lederundersøgelse viser, at dataindsamlingen blandt nogle medarbejdergrupper netop skaber en oplevelse af mistillid og overvågning. Det underbygges af en undersøgelse af Dansk Magisterforenings medlemmer, hvor fire ud af fem oplever at få indsamlet medarbejderdata, og hvor indsamlingen for en mindre gruppe fører til følelser af overvågning, dårligt psykisk arbejdsmiljø og lavere produktivitet.

En andel af lederne ser også selv en risiko for, at de ved indsamling af data kan komme til at krænke medarbejdernes privatliv. Dataindsamlingen kan nemlig komme helt tæt på den enkelte medarbejders privatliv, så arbejdsgiveren pludselig kan opnå viden om, at en bestemt medarbejder forsøger at blive gravid, kontakter sin fagforening, søger job i en konkurrerende virksomhed, lider af en sygdom eller har en usikker økonomi. 

Åbenhed og kommunikation kan sikre tilliden

Set ud fra et ledelsesperspektiv er hovedudfordringen, som følger af de nye teknologier, at undgå, at teknologien ikke skader relationen mellem ledelse og medarbejdere. For at det ikke sker, kræver det samtale, åbenhed og klare aftaler, mener blandt andre fagforeningen IDA.

”Vi kan se af de undersøgelser, vi har lavet blandt ledere og medarbejdere, at 65 procent af lederne mener, at de har talt med medarbejderne om den dataindsamling, der foregår på arbejdspladsen - men det er kun 25 procent af medarbejderne, der oplever, at de er blevet talt med. Der er altså en ret udtalt diskrepans i kommunikationsopfattelsen der. Uanset hvad det skyldes, så understreger det, hvor vigtigt det er at medarbejdere og ledere forstår, hvad der er vigtigt at få kommunikeret om, hvad angår det her område,” siger Malene Mathisson-Hansen, formand for de Ansatte Råd i IDA.

65 procent af lederne mener, at de har talt med medarbejderne om den dataindsamling, der foregår på arbejdspladsen - men det er kun 25 procent af medarbejderne, der oplever, at de er blevet talt med.

Malene Mathisson-Hansen
Formand for de Ansatte Råd i IDA

Fra IDA’s side har man derfor netop udgivet en guide målrettet tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter, der kan være med til at sætte fokus på de vigtige emner, når det kommer til dataindsamling på arbejdspladsen. Den rådgiver både om medarbejdernes rettigheder, forskellige aftaler på arbejdsmarkedet, og hvordan man indleder en dialog på arbejdspladsen om overvågningsværktøjer.

Ledere skal for eksempel til enhver tid kunne oplyse medarbejderne om, hvad det er for data, der indsamles, hvem der har adgang til dem, hvorfor de indsamles, hvad de bruges til, og hvor længe de opbevares. Og generelt skal ledere være opmærksomme på at kunne svare for sig, når der fra medarbejdernes side bliver spurgt til digital overvågning, siger Malene Mathisson-Hansen.

”Det er afgørende, at man som leder forholder sig kritisk til at indføre de her værktøjer og kan stå på mål for dem. For det er jo fint at indføre et værktøj, der registrerer, hvornår folk kommer og går, hvis argumentet er, at det gør det nemmere at holde styr på en flexordning. Men når du som arbejdsgiver begynder at registrere pause-aktivitet eller sundhedsoplysninger, som vi kan se at nogle arbejdsgivere gør, så begynder jeg at få ondt i maven. For hvad er argumentet for det? Hvad vil man med de oplysninger, hvorfor gør man det, og hvad er det, man ikke kan have en samtale om med medarbejderne?”

Som et fagforbund med mange ansatte inden for teknologi og naturvidenskab er IDA på ingen måde imod brugen af digitale værktøjer på arbejdspladsen, heller ikke når det handler om at indsamle data om medarbejdere, understreger Malene Mathisson-Hansen. Teknologierne kommer kun til at fylde mere og mere, og på mange områder vil de gøre os mere effektive. Men opgaven bliver at finde ud af, hvordan man kan bedrive god ledelse i den verden, vi er på vej ind i og med de hastigt voksende muligheder, vi har. 

Dagsordenen omkring teknologibrug på arbejdspladserne, herunder også indsamling af medarbejderdata, er en dagsorden, der for IDA kommer til at fylde meget fremover, vurderer Malene Malene Mathisson-Hansen.

”Du kan ikke være en dygtig leder i dag, hvis du ikke interesserer dig for, hvad digitale værktøjer kan. Og i det hele taget er der nok mange af os, der ikke vil kunne sidde i vores job om nogen år, hvis vi ikke sætter os ind i, hvad der er af muligheder og forholder os kritisk til, hvordan vi bruger dem. Så det er vigtigt, at både ledere og medarbejdere bliver klædt på.”

Ifølge ADD-projektets lederundersøgelse er det i dag 67 procent af lederne, som er helt eller delvist enige i, at de har de rette kompetencer og viden til at tale med deres medarbejdere om indsamling og brug af medarbejderdata via digitale værktøjer. Det er altså knap hver tredje leder, der føler sig usikker. Primært usikker på viden om, hvilke systemer, der findes, og hvad systemerne kan, og så savnes der viden om lovgivning på området

At der mangler viden blandt ledere om håndtering af dataindsamling og databrug er dog videre er det dog ikke noget, man fornemmer i arbejdsgiverforeningen, Dansk Erhverv, som også er en del af ADD-projektet. Men det kan meget vel komme, vurderer chefkonsulent, HR & Ledelse i DE, Pernille Taarup.

"Ny teknologi giver altid anledning til at efter- og videreuddanne både ledere og medarbejdere. På nuværende tidspunkt er dette ikke et emne, hvor vores medlemmer efterspørger uddannelse af ledere, men det er klart at efterhånden som flere af vores medlemsvirksomheder begynder at bruge denne type teknologi, så kan der opstå et behov, og så har vi mulighed for at oprette nye kurser eller inkludere det i vores eksisterende uddannelsestilbud til ledere."

Fakta om undersøgelsen:

Undersøgelsen kan læses her. Resultaterne bygger på en repræsentativ spørgeskemaundersøgelse målrettet ledere med personaleansvar på danske arbejdspladser på parametrene region, virksomhedsstørrelse, branche og sektor. Dataindsamling og -behandling er foregået i samarbejde med Norstat Danmark.