Som forbruger kan det være dyrt at købe det billigste tilbud, hvis den billige vare viser sig at være dyrest i drift. Alligevel har offentlige indkøbere i årevis fokuseret mere på indkøbsprisen end på de samlede omkostninger, der er forbundet med både indkøb og brug af et produkt eller en serviceydelse.

Men nu bryder offentlige indkøbere over hele landet med traditionerne, som senest blev kritiseret i regeringens strategi for intelligente offentlige indkøb fra oktober. De lader i stedet hensynet til de totale omkostninger og ikke bare indkøbsprisen afgøre, hvor de lægger et indkøb. De første eksempler viser, at den nye tilgang til indkøb og offentligt forbrug kan give besparelser i millionklassen.

For eksempel inddrager Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) energiforbruget i regnestykket, før den køber computere og andet it-udstyr. Københavns Kommune inddrager både energiforbrug og arbejdsmiljø i beregningerne for en ny skøjtebane. Og Odense Kommune inddrager både pris, miljøbelastning og ikke mindst personalets ressourceforbrug i forbindelse med brugen, når de køber bleer til voksne med inkontinens. Se figur 1.

Samtidig peger indkøbschefer i et survey, der indgår i regeringens strategi, på, at den nye tilgang til indkøb er meget kompleks. Se figur 2. Det genkender chef for Indkøb og Udbud i Aarhus Kommune, Anette Juhl Winther:

”Vi kan sagtens finde ud af at købe det billigste, men det er en kortsigtet løsning. Til gengæld er det en langt mere kompleks opgave at inddrage de totale omkostninger i indkøb og udbud, men vi er i gang og øver os,” siger hun.

En del af det nye mindset, som intelligente indkøb kræver, er at acceptere, at indkøb bygget på analyser af de totale omkostninger kan være dyrere i indkøb – og den langsigtede besparelse, der giver god totaløkonomi, giver ofte gevinst på en helt anden konto i det kommunale regnskab.

“Vi skal op i systemet og få accept af, at indkøbene måske bliver 20 pct. dyrere, mod at vi så kan påvise en besparelse et helt andet sted,” siger chef for Lager & Indkøb i Aalborg Kommune, Rikke Secher Kristensen.

Sparede 3,5 mio. på bleer

Landets tre største kommuner – København, Aarhus og Aalborg – arbejder alle med totale omkostninger i visse indkøb og udbud, men det er den fjerdestørste kommune – Odense – der er kommet længst og arbejder mest systematisk med den nye tilgang.

På de indre linjer har Odense også den eneste indkøbsafdeling i Danmark, der er certificeret efter ISO 9001-standarden.

”Vi har standardiseret en proces, der tidligere var meget forskellig fra medarbejder til medarbejder. Det har givet os mere tid til at arbejde med det strategiske og inddrage de totale omkostninger i vores vurderinger,” siger chef for Udbud & Kontraktstyring i Odense Kommune, Kim Døsing Sørensen.

Samtidig har kommunen flyttet på opfattelsen af, hvad offentlige indkøb kan være. Med inspiration fra tilsvarende funktioner i private virksomheder skal indkøbene ikke bare spare kroner og øre, men også bidrage til kommunens samlede forretningsudvikling.

”Vi kan jo ikke bare købe et nyt produkt eller noget ny teknologi og mase det ind i den eksisterende organisation. Gør vi det, så risikerer vi bare, at personalet fortsætter med at arbejde, som de plejer, og slet ikke udnytter fordelene ved de nye produkter og løsninger, vi kommer med,” siger Kim Døsing Sørensen.

For at undgå at ”mase” nye produkter ind i den eksisterende organisation, begynder et nyt indkøb med møder mellem indkøberne og de medarbejdere, der skal bruge produktet eller ydelsen.

Et eksempel er kommunens indkøb af bleer til voksne med inkontinens. Ved at skifte til ergonomiske bleer, der sidder bedre, undgår borgerne en del af de lækager, der følger med brugen af standardbleer. De ergonomiske bleer er ganske vist dyrere, men efter det første år har de sparet Odense for 3,5 millioner kr., først og fremmest fordi personalet bruger mindre tid på bleskift og tøjvask.

”Da vi talte med medarbejderne på et plejecenter, blev vi opmærksomme på problemerne med lækagerne fra de billigere bleer, fordi de brugte meget tid på ekstra tøjskift og ekstravask,” siger Kim Døsing Sørensen.

Efter dialogen med medarbejderne følger en tilsvarende dialog med mulige leverandører for at høre deres bud på, hvordan opgaven kan løses. Og først derefter skriver Kim Døsing Sørensen og hans medarbejdere det endelige udbud, der beskriver de kriterier, virksomhedernes tilbud skal leve op til. Se tekstboks.

Virksomheder foretrækker dialog

Virksomheder og brancheorganisationer opfordrer med stigende styrke offentlige indkøbere til at gøre som Odense og tage en dialog med virksomhederne, før de skriver et udbud. Et ønske, der er gentaget af flere af regeringens vækstteams, herunder vækstteamet for sundheds- og velfærdsløsninger.

”Der er tradition for, at offentlige indkøbere ser mest på indkøbsprisen pr. stk., og det er mere komplekst at indlede en dialog med virksomhederne, men dialogen er vigtig for os,” siger Ivar Næsheim, der er direktør for SCA Hygiene Products, der leverer bleerne til Odense Kommune.

Han noterer, at flere kommuner ligesom Odense er begyndt at tage en dialog med bl.a. hans virksomhed, før de sender en opgave i udbud.

”Vi kan bruge dialogen til at diskutere både de store perspektiver og de helt små detaljer, hvor vi måske kan luge ud i ønsker, der kan være er en god ide, men er meget dyre for os at opfylde,” siger han.

Samlet set stiller totaløkonomien store krav til leverandører, fordi virksomhederne måske også skal stå for uddannelse af de medarbejdere, der skal bruge deres produkter. Det siger Martin Riis Holm, direktør i Lewel Plus, der leverer halvautomatiske plejesenge til Odense Kommune.

”Vores senge er meget dyrere end almindelige senge, og vores erfaring er, at hvis man bare stiller sengen op på et plejehjem, så udnytter personalet måske ikke alle de nye funktioner. Vi skal være med til at skole og uddanne personalet, så de udnytter de nye muligheder og kan hente de besparelser, vi har lovet dem,” siger han.