[quote align="right" author="Henrik Kolind Kommunaldirektør, Roskilde Kommune"]Kommunerne skal løse flere opgaver med færre ressourcer, og vi tror på, at samarbejde med andre kommuner kan være en del af løsningen.[/quote]

Med sine godt 85.000 indbyggere er Roskilde Kommune den 14. største i landet. Alligevel er den for lille til selv at gennemføre de kommende års meget store omstilling af de kommunale it-systemer.

Sådan lyder vurderingen fra kommunaldirektør Henrik Kolind, Roskilde.

”Roskilde er den største kommune i Region Sjælland, men selv hos os er it-afdelingens kompetencer udfordret. Det gælder både, når vi skal specificere kravene til nye it-systemer, og når vi bagefter skal implementere systemerne ude hos brugerne i de enkelte afdelinger,” siger han.

[graph title="Kommunernes nye forening" caption="Figur 1  " align="left" image="https://www.mm.dk/wp-content/uploads/2016/01/bac54-jre_fig01_kommunernes-nye-foreni.png" image_width="0" image_full="https://www.mm.dk/wp-content/uploads/2016/01/39429-jre_fig01_kommunernes-nye-foreni.png" text="12 sjællandske kommuner forbereder nu it-samarbejde i ny forening. Foreningen styres af trojkaer, så de 12 kommunaldirektører skiftes til at bemande de tre pladser i bestyrelsen,  lige som de 12 it-chefer skiftes om de tre pladser i direktionen. På samme måde sidder tre af fagcheferne på skift i de i alt 6 faglige forretningsudvalg, der påvirker foreningens udformning af it-udbud m.m. på netop deres område. De 12 kommunaldirektører udgør den årlige generalforsamling."]Kilde: Rambøll Management Consulting / Mandag Morgen [/graph]

Udfordringen skyldes blandt andet det såkaldte monopolbrud, hvor softwarevirksomheden KMD ikke længere har monopol eller næsten-monopol på at levere it til kommunerne. I stedet sendes flere og flere opgaver i udbud. Derfor skal alle 98 kommuner både specificere krav til, hvordan it-systemet skal arbejde, og ikke mindst bagefter være klar til at implementere systemerne i den daglige drift.

Netop fordi de fleste kommuner står over for den samme opgave, samarbejder Henrik Kolind med kolleger fra andre kommuner i Region Sjælland. Af regionens i alt 17 kommuner deltager nu 12 kommuner i et samarbejde om fælles udbud og implementering af it. Dermed bryder de 12 kommuner med en ellers så traditionel del af den kommunale selvforståelse: at hver enkelt kommune er så forskellig fra de andre kommuner, at det ikke er muligt at samarbejde om ret meget. Se figur 1.

”Vi har gjort op med forestillingen om, at vi alle sammen er så unikke, at vi ikke kan samarbejde om it. Men i praksis laver vi stort set de samme opgaver. Der er for eksempel grænser for, hvor mange måder man kan lave økonomistyring på. Derfor har vi erkendt, at så forskellige er vi heller ikke,” siger Henrik Kolind.

Kommuner samarbejder stadig mere

Udfordringen på it-området er kun et af mange eksempler på områder, hvor kommuner begynder at samarbejde mere med hinanden. I hvert eneste tilfælde sker det for at skabe billigere og måske også mere effektive løsninger.

På nogle områder er samarbejdet helt som på it-området frivilligt, men på en lang række andre områder har kommunerne forpligtet sig til at etablere samarbejde med hinanden.

I den seneste økonomiaftale med Finansministeriet forpligtede kommunerne sig for eksempel til at samle beredskabet, først og fremmest de kommunale brandvæsener, i 20 fælles enheder. Det sker for at høste stordriftsfordele. Derudover forpligtede kommunerne sig til at undersøge behovet for samarbejde på andre områder. Aftalen nævner som eksempler vedligeholdelse af veje og it.

[quote align="right" author="Erik Møberg Senior Director, Rambøll"]Vi har fundet en form for samarbejde, der er mere forpligtende end de løse samarbejder, og så kan samarbejdet hele tiden justeres i takt med behovene. Kommunerne kan meget enkelt udvide samarbejdet og lige så enkelt skalere ned, hvis det er det, de ønsker.[/quote]

”Kommunerne skal løse flere opgaver med færre ressourcer, og vi tror på, at samarbejde med andre kommuner kan være en del af løsningen. Samtidig presser staten også på, for at kommunerne finder sammen i større enheder for at løse nogle opgaver mere effektivt,” siger Henrik Kolind.

I den diskussion gælder det ifølge Kolind at skelne mellem de ”egentlige kernekommunale områder” og så de områder, hvor borgerne ikke mærker forskel på, om ydelsen leveres af hjemkommunen eller af et samarbejde mellem flere kommuner.

”På it-området er det ikke afgørende for en kommunes særpræg om den ene eller den anden leverandør har sit logo på en it-løsning. Den slags løsninger bør ikke blive til et eksistentielt spørgsmål for den enkelte kommune,” siger han.

Ny model for samarbejde

De 12 sjællandske kommuner forbereder nu etableringen af en digitaliseringsforening, der skal udgøre rammen for deres samarbejde. I samarbejde med Rambøll Management Consulting har de 12  udarbejdet en helt ny model for tværkommunalt samarbejde. Modellen er på den ene side mere forpligtende end et samarbejde fra sag til sag og på den anden side mindre forpligtende end en tværkommunale selskabsdannelse organiseret efter den kommunale styrelseslovs §60.

”På den ene side er det svært for kommunerne at få de frivillige samarbejder til at fungere, og på den anden side er der blandede erfaringer med § 60-selskaberne. De kan nogle gange leve sit helt eget liv og opbygge sine egne interesser, der ikke altid er i overensstemmelse med de enkelte ejerkommuners interesser,” siger Erik Møberg, Senior Director i Rambøll.

Han peger samtidig på, at særligt § 60-selskaberne kan være svære at afvikle, når ejerkommunerne ikke længere føler behov for at samarbejde med andre kommuner på lige netop de områder, der dækkes af det pågældende § 60-selskab.

Der har med andre ord været brug for nytænkning af den måde, kommuner kan løse opgaver på i fællesskab.

”Vi har fundet en form for samarbejde, der er mere forpligtende end de løse samarbejder, og så kan samarbejdet hele tiden justeres i takt med behovene. Kommunerne kan meget enkelt udvide samarbejdet og lige så enkelt skalere ned, hvis det er det, de ønsker,” siger Erik Møberg.

Han tror, at kombinationen af forpligtelse og fleksibilitet er afgørende for kommunernes interesse. Dertil kommer, at samarbejdet bygger på en meget lille organisation. På langt de fleste områder trækker samarbejdet på de 12 kommuners specialister og herunder ikke mindst på deres digitaliseringschefer

I det nye samarbejde kommer digitaliseringscheferne for de 12 kommuner til at stå for foreningens daglige drift ved på skift at bemande den 3 mand store direktion.

Et princip, der går igen på alle niveauer i den nye forening. Det indebærer, at alle 12 kommuner hele tiden er ligeligt repræsenteret uanset deres størrelse. Når alle derudover skiftes til at bemande de forskellige positioner, giver det bedre muligheder for at fastholde forankringen i hver enkelt kommune.

”De deltagende kommuner skiftes til at drive foreningen for på den måde at sikre opbakning fra alle,” siger Erik Møberg.

It katalyserer forandring af velfærd

Selv om digitaliseringscheferne får en nøglerolle, vil både specifikation af udbud og efterfølgende implementering ske i samarbejde med de dele af de kommunale forvaltninger, de berører. De 12 kommuners samarbejde begynder med it, men griber ind i alle dele af kommunernes organisation.

Henrik Kolind vurderer, at besparelserne på it-delen kun vil udgøre omkring en femtedel af de mulige besparelser. Derfor skal de 12 kommuner anvende it til at katalysere mere omfattende forandringer.

”Vi regner med at opnå nogle økonomiske besparelser, når vi sender opgaver i udbud. Men de helt store besparelser bygger på kommunernes evne til at udnytte løsningerne i de enkelte faglige afdelinger og her organisere sig på nye måder og måske også levere ydelserne på nye måder. Den del er langt den vigtigste,” siger han.

For at sikre, at løsningerne kan fungere på f.eks. skolerne, bliver de 12 kommuners fagchefer på netop skoleområdet inddraget i udformning af både udbud og implementering. I den nye forening får de derfor også en særlig plads i beslutningsprocessen. Over det hele udgør en trojka af kommunaldirektører foreningens bestyrelse.

”Digitaliseringscheferne har ikke ansvar for, hvad der sker på ældreområder. Derfor skal vi i topledelsen have et hårdt fokus på, at gevinsterne også bliver realiseret. It handler også om ledelse og organisation,” siger han.