Offentlige virksomheder har stærkere mødedisciplin

I det offentlige er møderne mere strukturerede, og mødedeltagerne kommer oftere til tiden end i det private, viser ny undersøgelse. Det private erhvervsliv kunne lære rigtig meget af det offentlige, mener mødeekspert.

Placeholder image

Den private sektor er stringent og effektiv, mens det offentlige hænger fast i magelig langsommelighed. Nogenlunde sådan lyder de gængse fordomme.

Men ser man på mødekulturen i henholdsvis det offentlige og det private, tegner der sig et noget andet billede. En ny undersøgelse viser nemlig, at møder i det offentlige oftere er mere professionelle end møder i det private.

68 procent af de adspurgte medarbejdere i offentlige virksomheder oplever, at der næsten altid er en klar agenda, mens kun 42 procent i private virksomheder oplever det samme.  Næsten hver fjerde privatansatte oplever sjældent, at der er en klar agenda forud for mødet.

Samtidig er det offentlige mere optaget af tid. Således svarer blot 8 procent af de offentligt ansatte, at møderne sjældent starter til tiden, mens tallet i private virksomheder er 17 procent.

At man i det offentlige i højere grad møder til tiden og har en klar agenda, overrasker ikke Wenche Strømsnes, tidligere direktør i Center for Ledelse og stifter af BetterMeetings, der hjælper private og offentlige med at få en bedre mødekultur.

”Det offentlige er generelt bedst til mødestruktur. Det der med at have faste tilbagevendende møder og faktisk altid have en dagsorden. Så kan man spørge, om det i sig selv giver en bedre eksekvering af selve mødet? Og det gør det. Jo bedre forberedt man er til møder, desto bedre bliver eksekveringen bagefter. Så du kan sige, at strukturen alene faktisk giver en bedre eksekvering. Her kunne det private virkelig lære noget af det offentlige,” siger hun.

Undersøgelsen er foretaget for virksomheden Sessions blandt 1.600 ledere og specialister. Den er ikke repræsentativ.

En leders vigtigste redskab?

Wenche Strømsnes understreger, at det ville være forkert at skære alle offentlige virksomheder over én kam, ligesom heller ikke private virksomheder er identiske. 

Alligevel kan man på linje med undersøgelsen tegne andre tendenser op. I det private, fortæller Wenche Strømsnes, er man nok lidt bedre til at bruge møderne som et ledelsesredskab. Det vil sige, at man forholder sig mere specifikt til det enkelte møde. Desværre er der en tendens til ad hoc-møder. Altså pludseligt opståede mødebehov, der river ansatte ud af det, de sad fordybet i

”Der er desværre dem, der i effektivitetens navn så mener, at det er bedre med ad hoc-møder, når der opstår noget. Men det er ikke rigtigt. For hvis der er for meget ’noget der opstår’, så er det jo et tegn på, at du ikke rigtig har styr på din forretning, ikke rigtig har styr på din strategi,” siger hun.

I stedet handler det om at have gode, faste møder. De skal designes hver eneste gang, selv om de er tilbagevendende, og hvis man som leder er rigtig dygtig til det med møder, så ender du med at kunne skære ned på antallet.

Om undersøgelsen
  • Undersøgelsen er gennemført online i perioden december 2019 til januar 2020 af virksomheden Sessions.
  • Målgruppen var LinkedIn-brugere med en specialist- eller ledertitel samt Facebook-brugere med en funktionærprofil
  • 1.651 personer deltog i undersøgelsen
  • 46 procent er ansat i en offentlig virksomhed
  • 54 procent er ansat i en privat virksomhed.

”Møder er det vigtigste ledelsesredskab, en leder har, fordi det er der, han eller hun har sit team samlet. Du skal gå ind og forholde dig til, hvad det vigtigste, der skal komme ud af mødet, er. Jeg ser ofte det, jeg kalder vanemøder. Det er sådan nogle, der foregår rituelt, og involveringen er nærmest kosmetisk. Det er en god ting at sætte tidspunkter på dagsordenen, men jeg har oplevet møder, hvor dagsordenen bliver brugt til at sige, godt, nu er de tre minutter gået – og så slutter det.”

Jeg vil da mene, at en leder skal være i stand til at have styr på medarbejdere løbende. Det behøver vel ikke være et møde, der afgør, om han eller hun har styr på holdet?

”Det er rigtig nok. Men hvis du løfter dig ud over dag til dag-opgaver og ser på det langsigtede, så har du jo brug for et team, der samarbejder, og det samarbejde kommer kun til at ske, hvis folk ved, hvad hinanden laver. Det skal ikke ske bilateralt,” siger Wenche Strømsnes.

Jo tættere på magten, desto mere effektivt

På DPU sidder lektor og ph.d. Ib Ravn, der underviser i organisation og ledelse. Ligesom Wenche Strømsnes er han påpasselig med at stille offentlige og private virksomheder op over for hinanden.

I stedet lægger han vægt på størrelsen af institutionen og på, hvor tæt den ligger på magten. Jo tættere man kommer magten, jo mere professionelle møder har man.

”En styrelse og en forvaltning, altså nogle, der er tæt på magten, oplever tit sig selv som lidt mere tjekkede sammenlignet med et plejecenter, der ligger et andet sted i hierarkiet,” siger Ib Ravn.

Det samme gælder toppen af hierarkiet i en stor bank eller en anden større koncern:

”Hvis vi er inde i kernen, oppe i ledelseshierarkiet, så vil der være mere effektive møder, end hvis du går længere ned i hierarkierne. I det offentlige kan det være at gå ud i mindre kommuner, og i det private er det måske lokale afdelinger. Jo længere fra magten du er, des mindre stressede og mindre effektivt orienterede vil folk typisk være,” siger han.

Mødeeksplosion efter corona?

For mange møder kan virke forstyrrende, og her under coronakrisen har flere nok oplevet, at der er flere møder. Det har været strengt nødvendigt, men vi skal passe på, når vi kommer tilbage til hverdagen, siger Wenche Strømsnes.

”Vi kommer let til at ende i et mødehelvede.”

Vi risikerer en mødeeksplosion?

”Ja, det er jeg bange for. Det digitale gør det nemt at indkalde, og der er en bestemt type mennesker, som faktisk er ret vilde med møder, fordi det sætter struktur på deres hverdag. De to punkter kan jeg godt frygte kommer til at fylde, når vi kommer tilbage på kontoret efter coronakrisen,” siger hun.

”Særligt ad hoc-møder er jo en pludselig forstyrrelse i dit arbejde. Det kan godt være, at man føler sig effektiv, fordi man fik sat sig sammen og ’huhej, hvor var vi gode’, men fik man egentlig lavet det, man skulle lave den dag? Nej, det gjorde man ikke. Det er en falsk følelse af at være effektiv.”


Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail
Tilmeld dig nyhedsbrevet nu
Ved at tilmelde dig Mandag Morgens nyhedsbrev, accepterer du vores generelle betingelser