For en sygeplejerske eller en sosu-assistent kan det vigtigste arbejdsredskab være en kuglepen.

Det gælder i hvert fald, når sygeplejerskerne Lis Jørgensen og Judith Skovgaard sammen med deres kollega, sosu-hjælper Anette Pedersen, tjekker om en af beboerne på Plejecenter Ørestad har fået sin medicin, og bagefter sætter deres initialer på den lille tjekliste, de selv har været med til at udvikle.

Tjeklisten er et lille eksempel på den meget store administrative opgave, sygeplejerskerne og sosu-assistenterne skal løse for at sikre, at alle centrets 120 beboere får de rigtige piller på det rigtige tidspunkt, fire gange i løbet af et døgn.

Hvert eneste døgn skal der altså deles medicin ud i alt 480 gange.

Og det er kun sjældent den samme medicin. En beboer kan for eksempel komme i behandling for blærebetændelse eller for lungebetændelse, og så er der lige pludselig en ekstra pille at holde øje med. Det kan også være, at lægen ændrer sin ordination eller, at apoteket skifter en pille ud med et billigere alternativ.

Det bliver endnu mere komplekst, når man tænker på, at der skal mellem 80 og 90 ansatte til at passe de 120 beboere. Nogle møder ind om morgenen, andre lidt senere på dagen, og så er der aftenvagterne. De skal alle sammen gøre det rigtige. Hver gang.

Derfor mener de tre ikke, at der er nogen vej uden om tjeklisterne.

”Hvis nu vores centerleder havde sagt, at vi skulle kvittere for, at beboerne har fået deres medicin alle fire gange i døgnet, så tror jeg ikke, det havde fået den samme gennemslagskraft,” siger Judith Skovgaard.

Men den ekstra administrative opgave er slået igennem.

”Der er mere arbejde, men vi kan jo også se, at vi begår færre fejl, så der er ingen, der har kritiseret den ekstra dokumentation,” siger Anette Pedersen.

Når de tre møder på arbejde, sætter de sig ved mødebordet foran en stor tavle, der beboer for beboer fortæller, hvem der er i behandling for et eller andet akut problem. De bruger ca. et kvarter på at gennemgå de enkelte beboeres behov, og de 15 minutter fungerer som fundament for deres arbejde i løbet af dagen. Nu ved de, hvem der har hvilke problemer. Og de får talt sammen om et særligt eller kompliceret tilfælde.

Der er med andre ord åbnet et nyt rum for faglige diskussioner, som ikke har været der før.

Før det nye fokus på kvalitet og håndtering af medicin mødtes sygeplejerskerne og sosu-assistenterne først og fremmest for at aftale fordelingen af dagens opgaver. Den faglige diskussion var mere tilfældig. Nu skal de igennem alle beboerne på tavlen.

”Vi bliver mere trygge, når vi er ude hos borgerne, fordi vi ved, at vi har den samme forståelse af behovene, og vi gør det samme over for beboerne,” siger Anette Pedersen.

Hverken tjeklisten eller tavlen er kommet af sig selv. Begge redskaber er de foreløbige resultater af en udviklingsproces, hvor tjeklister og tavle er blevet afprøvet punkt for punkt.

”Vi skal hele tiden være opmærksomme på, hvad det giver mening at holde øje med. Og så skal vi tale om, hvordan vi gør det,” siger Lis Jørgensen.

Lidt oppe i hierarkiet følger centerleder Mie Nicolaisen medarbejdernes indsats for at udvikle arbejdsrutiner, så det bliver sværere og sværere at begå en fejl.

”Når vi begår fejl, er hovedproblemet ikke medarbejderne, men de systemer og de arbejdsgange, vi har. Det er dem, vi skal arbejde på at forandre,” siger hun.

Og kuglepennen, tjeklisten på papir og initialerne?

Den del af arbejdet fortsætter indtil den nye elektroniske omsorgsjournal og alle iPad’erne til medarbejderne ”rulles ud” og kommer til at fungere. Så skal der ikke længere kvitteres med en kuglepen i hånden, men på en skærm.

Udrulningen sker til maj.

LÆS OGSÅ: Tillidsbaseret ledelse giver færre medicineringsfejl på plejecenter