I Japan brainstormer man ikke på møderne

KOMMENTAR: Mit firma blev for snart fem år siden opkøbt af japanske Canon. Vi er stadig en virksomhed dybt forankret i vores oprindelige skandinaviske værdier, men vi har lært meget. Og håbet er, at vi også kan lære japanerne noget.

Første gang jeg mødte ham, sad han og nød en kop grøn te med sin CFO. Jeg spurgte høfligt, hvor længe de to havde arbejdet sammen. 53 år, lød svaret. Jeg mistede mælet for en stund.

Den herre, jeg omtaler, er Fujio Mitarai, bestyrelsesformand og CEO i Canon Inc. Det er snart fem år siden. I dag er hr. Mitarai 83 år gammel. Han har været ansat i Canon siden 1961.

Japanerne opkøber som aldrig før. I de første ni måneder af 2018 var japanske virksomheder på globalt plan involveret i ikke færre end 2.950 virksomhedshandler til en værdi af 290 milliarder dollar.

I 2014 besluttede vi at sælge Milestone Systems til Canon, og vi er i dag et stand-alone-selskab i Canon-familien. Tiden siden den dag, jeg første gang mødte hr. Mitarai, har været – og er stadig – en spændende og meget kompleks læringsproces om, hvordan to så umiddelbart forskellige kulturer som den danske og den japanske fungerer sammen, og hvad de kan lære hinanden. 

En af de ting, der lå mig mest på sinde forud for opkøbet, men også i tiden efter, var, hvordan vi som virksomhed ville være i stand til at fastholde vores kultur og identitet. Milestone Systems blev født som en dansk startup-virksomhed for 21 år siden, og selvom vi i dag er lige under 1.000 medarbejdere på globalt plan, er vi stadig dybt forankrede i vores oprindelige kultur med åbenhed, innovationskraft, fladt hierarki og en meget skandinavisk ledelsesstil.

Hvordan skulle vi fastholde dette og ikke blot blive ét blandt mange selskaber i den kæmpestore Canon-familie?

Flere veje til konsensus

Første skridt var at stille en række krav til vores nye ejere: Vi ønskede ikke at være et udviklingshus for moderselskabet, men et stand-alone-selskab med egen governance-struktur. Det betød reelt set, at vi byggede en kinesisk mur omkring vores virksomhed, hvor moderselskabet ikke har adgang til vores kunder, ikke har adgang til vores fysiske lokation, ikke kan diktere, hvordan vi udfører vores daglige arbejde, ligesom vi fortsat kan arbejde med konkurrenter til moderselskabet. Canon accepterede dette og gør det fortsat.

Så var rammerne på plads, og vi kunne smøge ærmerne op og fortsætte med at drive vores virksomhed. Men jeg lærte hurtigt en vigtig lektie. Man kan ikke introducere dansk ledelseskultur i en japansk virksomhed – eller omvendt for den sags skyld. Så hvordan skaber man et gnidningsløst samarbejde og fælles fodslag?

Først og fremmest skal man selvfølgelig forstå kulturen, i mit tilfælde den japanske virksomhedskultur. Og det begynder med noget så basalt som at blive introduceret til en japansk kollega eller forretningsforbindelse, som mange af os sikkert har prøvet, med udveksling af visitkort; det skal ske på en for japanerne taktfuldt og intelligent måde, der afspejler, hvem man er, og hvor i hierarkiet man er. Og så er der selve mødet, hvor værter og gæster har særlige pladser. Intet er overladt til tilfældighederne.

Men den egentlige udfordring – og test, om du vil – er beslutningsprocessen. Til trods for at både dansk og japansk virksomhedskultur ifølge INSEAD-professor Erin Meyer faktisk er blandt de mest konsensusbaserede i verden, er der stor forskel på, hvordan man navigerer i de to forskellige tilgange til konsensus. 

I Danmark og Norden generelt danner vores klassiske flade organisationsstruktur, aktive involvering under møder og direkte diskussion og brainstorming grundlaget for det, vi opfatter som en konsensusbeslutning. I japanske virksomheder diskuteres der på møder mindst lige så meget. Det sker bare på en helt, helt anden måde. 

Låste møder – men åbne beslutningsprocesser

Generelt har japanerne behov for en klart defineret ramme inden selve forretningsmødet, og for at man holder sig skarpt til denne ramme under selve mødet. Første regel er, at man ikke træffer endsige diskuterer beslutninger under selve mødet. Det er allerede sket på forhånd og kan udmønte sig i et dokument, hvori initiativtageren har nedfældet sine ideer. Dokumentet rundsendes til relevante stakeholdere, som så bidrager med input samt be- eller afkræfter ideen. Dernæst tages ideen, som allerede nu er endeligt godkendt, op på et møde, hvor man ganske enkelt blot bekræfter beslutningen.

Så i modsætning til i Danmark betragtes selve mødet mere som en ceremoni, hvor man gentager, bekræfter og eventuelt uddyber de ting, der allerede er besluttet. Hvis man ønsker at påvirke beslutningstagningen i en japansk kontekst, skal man altså forstå, at de reelle beslutninger træffes før mødet. Hvis man først begynder at brainstorme under mødet, som det er ret almindeligt i vores del af verden, opfattes det som mangel på forberedelse, og der opstår forvirring omkring roller.

Et godt eksempel fra egne rækker: Under et af vores første møder med Canon mødte både mine kolleger og jeg endog meget velforberedte op; selvfølgelig havde vi læst på lektien og sat os godt ind i, hvordan vi forventedes at opføre os. Men som den behagelige samtale skred frem, rejste en af mine kolleger sig op i ren og skær begejstring og forklarede sin del af opgaven og inviterede, som en helt naturlig ting, til diskussion og, ja, brainstorming. Resultatet var ikke til at tage fejl af: Vores japanske Canon-kolleger sad helt stille og reagerede ikke på nogen måde. Der blev selvsagt ikke brainstormet mere den dag.

Det er ikke sjældent, jeg er blevet en anelse frustreret over denne ekstremt anderledes tilgang til det at kommunikere generelt og at træffe beslutninger i særdeleshed. I vores del af verden er en af huskereglerne, hvad angår god kommunikation, ’sagt, hørt, forstået, accepteret’. Det vil sige, at når for eksempel en leder leverer et budskab og en opgave, forventes denne først hørt, dernæst forstået og accepteret og slutteligt udført. En lineær model, hvor afsenderen er i fokus, og hvor tidsrammen fra, at opgaven forklares, til den forventes udført, er relativt kort.

I Japan er fokus ikke på afsender, men på indholdet af det, der kommunikeres om, opgaven eller beslutningen, som er baseret på en gensidig og dynamisk refleksion, hvor man skaber vidensgrundlaget i fællesskab. Her handler det ikke partout om at få sin egen mening igennem, men om at træffe beslutningen sammen.

Virksomheden i fokus

Af det har jeg lært noget interessant – og relevant – om japansk ledelseskultur. Japanerne er kollektivister modsat for eksempel os i Skandinavien, som er udprægede individualister. Mens det for os handler om os selv, vores egen karriere, vores egen performance, vores egen arbejdsglæde, handler det i Japan om virksomheden. Virksomheden er større end dig.

Et godt eksempel på dette er Canon og deres 200 års-vision. 200 år? Ja, for det handler ikke om individerne i virksomheden, men om virksomheden, hvor den er på vej hen og dens mål. Skal min virksomhed så til at have visioner, der rækker hundreder af år ud i fremtiden, og skal mine medarbejdere ikke længere have fokus på egne mål i deres karriere? Nej, vi skal ikke have en 200 års-plan, og jo, selvfølgelig fastholder vi det, vi tror på, nemlig en kultur, hvor vi er medbestemmende i vores job, og hvor det er ok at have fokus på egne mål.

Men vi kan bruge Japans måde at gøre det på til at lære noget om os selv og udfordre os selv på, om vores måde at drive virksomhed på kan gøres mere effektiv. Og så kan vi lære at arbejde langt mere taktisk med japanerne, når vi først forstår deres måde at tænke på. Og der er i mine øjne ingen tvivl om, at japanerne kan lade sig inspirere af vores mere lineære tilgang til det at træffe beslutninger og dermed fremelske en mere effektiv beslutningsproces. 

Vi skal ikke kopiere måden, hvorpå virksomhedskultur drives i Japan, ligesom Japan ikke skal kopiere os, men vi skal have respekt og forståelse for de forskellige måder, vi gør tingene på. Og ligesom vi lærer af vores japanske kolleger, er jeg sikker på, at de også lærer af os.

Jeg ved, at Fujio Mitarai igennem hele sin karriere har praktiseret en unik ledelsesstil med inspiration fra både Østen og Vesten. Det er inspirerende. Og jeg fortsætter med at lede min virksomhed med fødderne solidt plantet i den skandinaviske jord.



Lars Thinggaard

Formand og adm. direktør i Milestone Systems, der laver software til videoovervågning. Han skriver i Mandag Morgen om investering og iværksætteri – og om at føre ledelsesteori ud i praksis.

LÆS MERE
Forrige artikel "Jeg opsøger ikke kolbøtter. Det virker mere, som om de opsøger mig" Næste artikel Snart kan du swipe dig til en bæredygtig pension Snart kan du swipe dig til en bæredygtig pension
  • Anmeld

    Carsten Lauridsen · Novozymes, Enzyme Product & Process Development MGMT

    Nemawashi

    Tak for dine interessante refleksioner over forskelle i beslutningskultur. Det du beskriver i den japanske tradition er der faktisk et navn for – det hedder nemawashi. Det kommer af at gå/grave rundt om rødderne, og er fx det der skal til hvis man vil flytte et helt træ. Billedet er den forberedelse som er nødvendig for en beslutning. I Toyota er det en proces som er bundet sammen med deres problemløsningsmetodik, det som andre kalder A3 eller PDCA. Det gør de ikke i Toyota :-) Brainstormingen sker så i den ramme PDCA’en giver og grundlaget for beslutningen forbedres og forbedres, mens de forskellige stakeholders inddrages i vurderingen af forskellige aspekter. Beslutningen er de facto taget når det endelige forslag præsenteres for gruppen, dels fordi det er meget godt forberedt, dels fordi alle kan genkende det fra processen og ideelt se at deres input har efterladt et spor et sted. Jeg har prøvet det, og det virker faktisk også fint i en skandinavisk kontekst.

    Det er fedt at du deler dine indsigter – kultur er rigtig spændende. Jeg tror på at selvindsigt er et vigtigt element, især fordi dansk kultur er ret ekstrem. Jeg plejer at sige til mine kolleger at de skal huske at det er os der er mærkelige. Danskere scorer altid enten i top eller i bund når man rangerer alle lande i verden på en eller anden parameter, og hvis man ikke indser at det er sådan kan man nemt gå galt i byen.

Modens klimatopmøde anklages for greenwashing

Modens klimatopmøde anklages for greenwashing

I et helt årti har Copenhagen Fashion Summit været modeindustriens eget internationale klimatopmøde. Men det har ikke for alvor gjort tøjbranchen mere bæredygtig, lyder kritikken fra en lang række forskere, som beskylder organisationen for greenwashing. Forskerne ser kun én vej frem: Færre varer af bedre kvalitet.

Venstrefløjen er klar til klimaafgift på tøj

Venstrefløjen er klar til klimaafgift på tøj

En af klodens største klimasyndere er stort set gået under radaren, når politikerne taler grønne afgifter og regulering. Men nu er alle Mette Frederiksens støttepartier klar til at bruge afgifter til at sætte en bremse på tøjforbruget.

Virtual reality åbner for vanskeligt tilgængelige oplevelser

Virtual reality åbner for vanskeligt tilgængelige oplevelser

Virtual reality er stadig en teknologi, der kæmper for at finde sin plads i dagligdagen.

Det er især tre anvendelser, der driver den professionelle brug af VR: Træning af medarbejdere, salg og demonstrationer af udstyr og brugen af VR-oplevelser som terapi.

Ny lov forringer beskyttelse mod bagvaskelse på Facebook

Ny lov forringer beskyttelse mod bagvaskelse på Facebook

Jurister kritiserer ny lovgivning for at lade erhvervsfolk og privatpersoner i stikken, hvis de udsættes for falske påstande på Facebook. Anonyme injurier på de sociale medier er nemlig ikke længere en sag for politiet – medmindre de skader en politiker eller er særligt alvorligt strafbare.

Robotterne der leder lederne

Robotterne der leder lederne

Flere virksomheder bruger kunstigt intelligente apps, der hjælper nye chefer med påmindelser og tip til at skabe velfungerende arbejdspladser.

Danske startups skal turde at drømme stort

Danske startups skal turde at drømme stort

I 2019 kommer vi til at se nogle af de største børstnoteringer i Silicon Valleys historie –  ikke mindst Uber og Airbnb.  Tech startups byder stadig på et stort vækstpotentiale, og det potentiale skal også danske startups turde at gå efter.  Det er hårdt arbejde, men gevinsten kan være enorm. 

Da Dong (næsten) blev overhalet af den grønne omstilling

Da Dong (næsten) blev overhalet af den grønne omstilling

Det er svært at finde bedre eksempler på radikal omstilling af en stor virksomhed end den, der på ti år forvandlede Dong fra et nationalt dansk energiselskab baseret på olie, gas og kul til Ørsted, en international kæmpe inden for vedvarende energi. Strategisk chef i Ørsted, Jakob Askou Bøss, fortæller i dette interview om vejen dertil.

Snart kan du swipe dig til en bæredygtig pension

Snart kan du swipe dig til en bæredygtig pension

Den danske startup Matter Pension vil gøre det let for den enkelte at bruge pensionen til at påvirke verden i en mere bæredygtig retning. “Man skal kunne se på sin pension, hvor meget grøn energi, man har været med til at producere,” siger den unge stifter, Niels Fibæk Jensen.

I Japan brainstormer man ikke på møderne

I Japan brainstormer man ikke på møderne

KOMMENTAR: Mit firma blev for snart fem år siden opkøbt af japanske Canon. Vi er stadig en virksomhed dybt forankret i vores oprindelige skandinaviske værdier, men vi har lært meget. Og håbet er, at vi også kan lære japanerne noget.

"Jeg opsøger ikke kolbøtter. Det virker mere, som om de opsøger mig"

Historien om Erick Thürmer er ikke nødvendigvis en succeshistorie. Det er alt for tidligt at sige. Det er snarere historien om en perlerække af kolbøtter, som Thürmer har været igennem på sin mission for at revolutionere den danske fremstillingsindustri. I dag er han landet på benene, men der går næppe så længe, før han springer videre – igen.

Fire ting vi har lært som startup i Silicon Valley

Fire ting vi har lært som startup i Silicon Valley

Hvad er det, der trækker danskere med gode ideer til Californiens superinkubator i Silicon Valley? To danske iværksættere fortæller her, hvorfor de rejste fra Danmark, og hvad der skal til for at slå igennem i den amerikanske tech-dal. 

Overblik: Knap så fantastisk plastik

Overblik: Knap så fantastisk plastik

Vi er ved at drukne i plastik, men lovgivningen og nye måder at bruge emballage på er så småt på vej.
I Silicon Valley holder Mozilla-fonden den etiske fane højt.

Vi bruger afsindigt meget plastik

Vi bruger afsindigt meget plastik

Pludselig hader vi plastik. På få år er der kommet langt større bevidsthed om, at vores plastikaffald havner i maven på fisk og fugle eller i gigantiske plastik-øer i verdenshavene. Alligevel vokser forbruget støt. Det arbejder politikere, erhvervsfolk og civilsamfundet på at ændre.

Plastik fra danske husholdninger får nyt liv i Langå

Plastik fra danske husholdninger får nyt liv i Langå

Dansk Affaldsminimering sorterer, renser og tørrer plastik fra danske husholdninger på deres anlæg i Langå uden for Randers. Virksomheden giver plastikken nyt liv ved at smelte den om, så den kan sælges videre til producenter.

Nu ruller den cirkulære økonomi

Nu ruller den cirkulære økonomi

Ny lovgivning fra både Folketinget og EU presser på for mere fokus på reparationer og genanvendelse af materialer. Produkter og forretningsmodeller, der bygger på de samme principper, vælter frem. Den cirkulære økonomi er en ide, hvis tid er kommet.

Brød bliver til øl bliver til brød

Brød bliver til øl bliver til brød

Det økologiske bageri Jalm&B har sammen med Carlsbergs bryggeri Jacobsen indgået en industriel symbiose, hvor de aftager hinandens restprodukter til at bage brød og brygge øl.