For ganske få år siden var det spild af gode kræfter, hvis lærerne i Frederikshavn Kommune ville bruge it i klasseværelset. It-udstyret var slidt. Det trådløse netværk var svagt. Og penge var der ingen af.

I dag har de digitale ildsjæle fået et legerum. Alle de andre lærere – også de knapt så digitalt velfunderede – forstår nu, hvordan teknologien kan løfte undervisningen. Og på budgettet for 2012 er der afsat 25 mio. kr. til it i undervisningen.

Frederikshavn Kommune er blandt de frontløberkommuner, der rykker sig markant på det digitale område, fordi kommunen har knækket koden, der bringer digitaliseringen fra at være en velformuleret strategi til at blive realiteter tæt på borgerne.

En af hovedkræfterne i den udvikling er centerchef for it, digitalisering og velfærdsteknologi, Mogens Kahr Nielsen.

Siden 2005 har hans opgave været at få mest muligt ud af Frederikshavns digitale investeringer. Det har han blandt andet gjort ved at skabe en model, der sikrer den helt rette balancen mellem centralisering og decentralisering – mellem de strategiske prioriteter hos kommunens ledelse og den lærer, skoleleder eller elev, der skal bruge it-løsningerne i hverdagen.

“Vi kan godt sende iPad’s ud i alle tredjeklasser, give eleverne nye bærbare pc’er eller sætte digitale tavler op i klasseværelserne, men der skal være et formål. Ved at skabe den lokale forankring – ved at det er skolerne, der selv får idéerne – sikrer vi os, at udstyret giver værdi,” siger han.

It-strategien på skoleområdet er kun første skridt på en større rejse mod at udvide digitaliseringen i Frederikshavn, og Mogens Kahr Nielsen har – som vi vender tilbage til – stadig en del hurdler forude. Det ændrer ikke ved, at Frederikshavn Kommune er langt og ifølge eksperter er et godt eksempel for landets andre kommuner, som i disse år skal høste gevinsterne ved digitalisering. Lige nu er alt for mange kommuner ikke langt nok, hvis implementeringen af de ambitiøse digitaliseringsstrategier skal have effekt, vurderer direktør i Rambøll Management, Ejvind Jørgensen.

“Kommunerne er et godt stykke fra målet,” konstaterer han.

Skolen blev kommunens it-fyrtårn

I Frederikshavn Kommune begyndte digitaliseringen i folkeskolen med en central beslutning om at reparere en forsømt infrastruktur. Skolernes pc’er var langsomme. Det trådløse netværk havde kun en ringe kapacitet. Og det var umuligt for elever og lærere at koble deres eget it-udstyr til skolens netværk.

Det skyldes en kompleksitet, der kun vokser i takt med den teknologiske udvikling. Digitaliseringen vil nemlig brede sig til alle afkroge af det offentlige, hvor den indtil nu primært har kredset om det administrative hjørne. Alle forvaltninger skal inddrages. Driften og udnyttelsen af en plæneklipper kan eksempelvis optimeres ved hjælp af it, byernes trafiksignaler bliver intelligente, og ældre medborgere får it-hjælp til at tage de rigtige piller.

Udviklingen betyder, at it ikke længere kun tænkes som en basisinfrastruktur af systemer, servere og netværkskabler, men tænkes ind overalt og helt ude i felten. Og det stiller yderligere krav til en effektiv styring.

“Det vil blive en stor udfordring for den kommunale sektor i de kommende år,” siger Ejvind Jørgensen.

Derfor bliver det blot endnu mere afgørende, at styringen er på plads, hvis kommunerne skal vride den ønskede værdi ud af den nye teknologi.

“Kommunerne har indtil nu digitaliseret administrationen, men i næste led vælter det jo ud til teknik og miljø, biblioteker, trafik og veje og hele plejesektoren,” siger Ejvind Jørgensen.

Tal fra Rambøll Managements helt nye temperaturmåling af it i Danmark, “It i praksis” 2012 sandsynliggør, at en pæn portion af kommunerne stadig er langt fra at være i stand til at udnytte digitaliseringen fuldt ud. Kun 4 ud af 10 kommuner har en egentlig strategi for indførelsen af nye velfærdsteknologier, viser tallene fra Rambøll. Et andet eksempel på, at digitaliseringen mangler styring ude i de næste led, er, at et fåtal af kommunerne stiller krav om specifikke resultater for digitaliseringen i folkeskolerne. Se figur 4.

De nye teknologier bliver med andre ord ikke tænkt ind i et helhedsperspektiv, og dermed opstår risikoen for at kommunerne misser gevinsten, som ofte ligger i at kombinere teknologierne.

“Hvis man kun laver punktløsninger, får man ikke gavn af alle de andre effekter,” siger Ejvind Jørgensen.

Erhvervslivet viser vejen

For at få et fingerpeg om den kompleksitet, der snart rammer kommunerne, er det værd at kigge på det private erhvervsliv, der er nogle år længere fremme i den digitale omstilling. Her gennemsyrer teknologien efterhånden alle hjørner, og aldrig har det været mere udfordrende at stå i spidsen for teknologien i private virksomheder.

Hastighed, kvalitet i projekterne og nye idéer er altafgørende for at udvikle forretningen, og Mikael Muncks foresatte findes derfor også på de øverste etager i Saxo Banks bygning i Hellerup i skikkelse af direktør-duoen Eric Rylberg og Karsten Poulsen.

Bankens it-udfordringer er til at tage at føle på: Hvis systemet ikke er på toppen eller mangler funktioner, som brugerne higer efter, står konkurrenter på spring til at byde ind med deres handelsplatforme.

“Hver gang der opstår en ny idé, er it med fra idéens fødsel,” siger Mikael Munck.

Han vurderer, at udviklingstakten stiger med eksponentiel hast. Fra den ene kant presser de teknologiske landvindinger og giver et væld af nye muligheder, og fra den anden kant presser kunderne, hvis adfærd hele tiden ændrer sig. For eksempel udnytter Saxo Bank i dag kundernes lyst til at begå sig på sociale medier til at give dem mulighed for at dele deres erfaringer om investeringer.

I Saxo Bank er it-organisationen skruet sammen, så den hele tiden kan justere på projekterne. Det sker frem for at bygge ét stort it-system fra begyndelsen og ende med ikke at få den ønskede værdi.

“Man kan ofte bruge meget tid på at definere projekterne ned til mindste detalje, før man overhovedet taler design og udvikling. Vi arbejder meget mere med hele tiden at teste nogle prototyper for, om de lever op til forventningerne,” siger Mikael Munck.

Succesopskriften fra Frederikshavn

Der findes ingen universalløsning på, hvordan kommunerne bedst styrer deres digitalisering. Ifølge professor Pernille Kræmmergaard fra Aalborg Universitet afhænger det lige så meget af kulturen i den enkelte kommune.

[quote align="left" author="Mikael Munck, it-chef i Saxo Bank."]Man kan ofte bruge meget tid på at definere projekterne ned til mindste detalje, før man overhovedet taler design og udvikling. Vi arbejder meget mere med hele tiden at teste nogle prototyper for, om de lever op til forventningerne.[/quote]

“Nogle steder har brug for en diktatorisk it-chef, fordi organisationen er umoden, mens andre har behov for mere frie tøjler,” siger hun.

Når man ser på de kommuner, der klarer sig bedst i digitaliseringen, er der imidlertid en række gennemgående erfaringer, som kommunerne kan lære af. Blandt andet virker det, hvis topledelsen involveres, hvis agtelsen for it-afdelingen vokser, og hvis alle mellemledere trænes i de digitale muligheder. Se tekstboks.

Det er også metoder, som har været med til at sikre succesen i Frederikshavn Kommune. Her var det den daværende kommunaldirektør og nuværende KL-direktør, Jane Wiis, der offentligt var med til at sætte digitaliseringen på dagsordenen i kommunen. Det skete bl.a. med en fire minutters lang video på nettet.

Topledelsens engagement var med til at brede en it-strategi ud over alle kommunens aktiviteter. Det tog ganske vist et års tid at få den vedtaget, fortæller Mogens Kahr Nielsen, men det var vigtigt at klæde politikerne ordentligt på. Når kommunens digitaliseringsstrategi breder sig til at handle om velfærdsteknologier, så berører den borgerne i meget højere grad, end når digitalisering gælder kommunens administrative systemer.

“Pludselig handler det om borgernes hverdag, og det er jo den, som mange politikere brænder for,” siger Mogens Kahr Nielsen og henviser til de mange lidt forsimplede historier i medierne om velfærdsteknologi som robotstøv­sugere og den kunstige kælesæl Paro.

Frederikshavns it-strategi er endvidere forankret hos de enkelte centerdirektører, som alle tænker it med i deres strategier.

Ikke uvæsentligt følger der også penge med. Over de næste fire år har kommunen afsat 46 mio. kroner til digitalisering, som skal tjene sig selv hjem. Fra 2015 er det målet, at digitaliseringen årligt bidrager med 26 mio. kr. til kommunekassen.

For Mogens Kahr Nielsen er udfordringen, at pengene bruges til at løfte kommunens strategiske mål – altså en form for centralisering – samtidig med at idéer og ildsjæles initiativer ikke kvæles. Især er det en udfordring at få alle ansatte med. Mogens Kahr Nielsen peger på den nød, som han i øjeblikket er ved at knække: For hvorfor skal en ansat i ældreplejen komme med gode ideer til digitale projekter, når gevinsterne blot konverteres til besparelser og i sidste ende kan koste hende jobbet? Mogens Kahr Nielsen er dog fortrøstningsfuld.

“Vi skal finde en mellemvej, eksempelvis at man deler besparelserne i porten. Men så langt er vi endnu ikke kommet,” siger han.