Karen Blixen skrev klogt i sin dagbog, at ”hvis man har en stor og nærmest umulig opgave, så bør man hele tiden arbejde en smule på den, bare en lille smule hver dag, og pludselig vil opgaven løse sig selv.” Det er det klogeste, jeg nogensinde har læst om ledelse af komplekse processer.

Hvis du som leder maler det store billede af den virkelighed, vi skal over til, og overfor dine medarbejdere sætter ord på de mange nødvendige omstillinger på vejen dertil, kan du let få alle omkring dig til at miste pusten og flygte tilbage til fortid og vanetænkning for at finde en smule trygt at klamre sig til.

Hvis du omvendt baner vejen ved at forklare alle detaljer i processer, metoder og strategier, skaber du let et evigt forklaringsbehov og fratager samtidig medarbejderne deres virkelyst og initiativ. Resultatet kan blive et paradoks, hvor de store forandringer virker umulige. Hellere et kendt onde end et ukendt gode, lader det til.

Men den indstilling skyldes også, at vi som ledere grundlæggende ikke har sat os ordentligt ind i, hvad der skaber de store omvæltninger i en organisation. 

Skab de små neuronbaner, der får tingene til at ske “af sig selv”. Giv folk et puf til at anerkende og rose sig selv, når de bittesmå sejre kommer. For det er i virkeligheden dem, som de store sejre er bygget af.

De små vaners gode magt

Den farverige amerikanske adfærdsforsker og stifter af Stanfords Behavior Design Lab, Brian J. Fogg, har skrevet bogen “Tiny Habits” som kulmination på flere årtiers forskning og arbejde med vanedannelse. Det var i øvrigt på basis af Foggs tanker om dopaminudløsende mikrovaner, at en af hans studerende startede den dybt vanedannende sociale medie-platform Instagram.

Ifølge Fogg tager vi dybest set fejl, når vi tror, at vores vanedannelse sker på baggrund af gentagelse. Vi kan ikke skabe nye vaner blot ved at foretage en ny handling og gentage den, eventuelt under tvang. Hvis vi gerne vil bruge et nyt system, nytter det altså ikke noget at tvinge det ind og tro, at med tiden skal man nok komme til at elske det. Hvis ikke introduktionen af en ny vane er koblet med en dopamin-gevinst, en hjerne-godbid, så kobler vi det nye med noget ubehageligt og vil instinktivt tage afstand fra det nærmest uanset, hvor meget bedre den nye fremgangsmåde måtte være. Hvis vi derimod bryder en stor forandring op i en masse mikroskridt og belønner hvert skridt en lille smule, så vil vejen mod målet – som Karen Blixen siger – stort set forme sig selv.

Små skridt, stor forandring

De succesfulde transformationer sker altså ikke gennem tvungne mål og køreklare processer. “Must” – altså tvang – skaber ulyst, der får hjernen til at associere det nye med noget ubehageligt, og så er hjernen programmeret til at tage afstand fra alt det nye, uanset hvor meget, du taler det op.

I stedet skal man fokusere på at skabe små gevinster i de små skridt. Fogg giver selv eksemplet “at bruge tandtråd”. Hvis man gerne vil bruge tandtråd hver dag, skal man tage en kendt vane, for eksempel at børste tænder, og så tilføje et nyt og meget overkommeligt element. Det kunne være at bruge tandtråd på en enkelt tand, når man alligevel børster sine tænder. Så kan man gradvist udvide det nye, mens man noterer sig den lille daglige sejr: at man lykkedes med at bruge tandtråd på +1 tand i dag.

På den måde skaber hjernen nye neuronbaner, som understøtter en ny praksis, og som langsomt etableres, efterhånden som hjernen får sin godbid for at gøre “det nye”. Når du har fejret at bruge tandtråd hver dag i nogle uger, ligger det som en fast neuronbane, en fast vane, og så falmer behovet for at fejre den lille succes. Tilbage står en indfaset ny adfærd, der ikke ville have været mulig at etablere som en voldsom ændring fra én tilstand til en anden.

Revolutioner er med andre ord ikke noget, der sker ved udførelse af en storstilet plan eller strategi, som nærmest al ledelsesteori og konsulentpraksis ellers abonnerer på. De store transformationer er noget, vi oplever i bakspejlet, når vi ser tilbage på summen af nye, små skridt, der næsten umærkeligt førte os over i den nye virkelighed.

Derfor skal vi som ledere have fokus på de små skridt, de daglige mikrosejre, og en anerkendelse af dem, mere end vi bør male i store billeder og tale om “revolution”, “disruption” og “omstilling”. Ellers vil vi aldrig lykkes med de vigtige omstillinger, uanset om det er for at komme klimamålene i møde eller introducere en ny arbejdsform.

Hvordan skaber vi så de små skridt?

Det er dit ansvar som leder at stå for de forandringsprocesser. Men hvis du ikke er omhyggelig med at få hjernegodbidderne med, risikerer du enten at mislykkes, fordi ingen vil følge dig, eller at det bliver en meget kortlivet succes, fordi det er resultatet af en tvangsproces, hvor alle falder tilbage i gængse mønstre og gamle vaner, når de får mulighed for det.

Men der er håb. Du kan lede gennem små forandringer, og du vil kunne fejre de store fremskridt, som de mange små skridt vil afstedkomme. Her er fem måder at begynde på:

1. Byg et kort over eksisterende vaner

Find ud af, hvad det er for en kultur, der hersker, og hvad der er af vaner, ritualer og faste rutiner i din organisation. Det er i virkeligheden et mere effektivt skelet end en transformationsplan, der kommer udefra og næsten altid clasher med den virkelighed og de mennesker, der skal betjene planen. Hvis du har styr på “plejer”, så kan du meget lettere indsætte små tweaks og tillægsritualer, der gør det muligt at indføre nyt, uden at det bliver farligt.

2. Sørg for at opbygge en rytme

Transformationer er i virkeligheden resultatet af nye rytmer, der etableres i det små, langsomt stiger og til sidst toner frem i stedet for det gamle. Sørg for små nye tildragelser, der kan udføres på daglig basis. Start med den mindst tænkelige ændring – bare den kan forekomme flere gange om ugen. Det kan være en ny måde at mødes på, en enkelt systemopdatering eller bare måden, man indtager sin frokost på. Se til, at rytmen arbejdes ind i det små, og skru kun langsomt op med nye, små tiltag.

3. Brug dig selv

Brian J. Fogg gør meget ud af at bruge sig selv som eksempel. Prøv selv. Sæt et mål og bryd det så ned i den mindst tænkelige del, du kan udføre på daglig basis. Skru langsomt op og klap dig selv på skulderen, hver gang du lykkes med den nye handling. Om det så er at male et plankeværk, én planke ad gangen, eller at indføre en motionsvane startende med 200 meter løb hver dag under aftengåturen med hunden. Når du ser effekten af dine mikrovaner, vil du være mere overbevist og intuitivt vide, hvordan du bedst bryder det store mål ned i mikrobidder, som kan hæftes på eksisterende vaner. Du kan også bruge dine egne mikrofremskridt til at inspirere mennesker omkring dig.

4. Fejr de små sejre

Vi elsker de store sejre. Så meget, at vi som ledere nogle gange erklærer undgåede fiaskoer for storsejre og skynder os at tale succesen op. For vi skal da have noget at fejre! Men storsejre har det med at være verdensfjerne for de fleste medarbejdere, der ikke nødvendigvis kan se relationen mellem en succesfuld omkostningsreduktion eller en veludført systemintegration og deres egen hverdag. Start hellere med systematisk at anerkende de helt små ting. Skab de små neuronbaner, der får tingene til at ske “af sig selv”. Giv folk et puf til at anerkende og rose sig selv, når de bittesmå sejre kommer. For det er i virkeligheden dem, som de store sejre er bygget af.

5. Hav tålmodighed

Det tager tid at skabe nye vaner. Se det som en slags havearbejde. Du skal kunne hvile i alle dele af processen fra såning til høst. Snyder du undervejs, hævner det sig senere. Sørg for som leder hele tiden at indgyde tålmodighed, og sæt fokus på de bittesmå fremskridt, der er sket siden udgangspunktet. Det skaber motivation og betyder faktisk næsten det samme for neuronbanerne og hjernegevinsten som storsejre. Det vigtigste er, at der hele tiden sker en progression. Så vælg med vilje en måleenhed fra starten, så du kan måle og vise selv de allermindste fremskridt. Hold fokus på dem – de små skridt – ikke på målet forude, som kan være uoverskueligt langt væk og demotiverende fjernt.

Godt nytår!