Af Klaus Majgaard
Rådgiver i offentlig ledelse og styring

Mange er i gang med at finde ud af, hvad coronakrisen kan lære os om organisering og ledelse, efter at der i en periode blev ændret på afgørende præmisser for den måde, vi arbejder på.

Fysisk samvær blev underlagt strenge regler. Vi lærte for alvor at holde virtuelle møder. Der opstod nye og måske også mere flydende grænser mellem arbejde og privatliv. Opgaver blev prioriteret i kritiske og ikkekritiske. Hierarkierne blev tydelige, samtidig med at vi måtte improvisere og udvikle netværk. 

Der er al mulig grund til at drage læring af disse erfaringer. Vi må bare ikke bilde os ind, at læringen er entydig og konfliktfri. Prisen for at forstå og nyttiggøre kriseerfaringerne er, at vi tør konfrontere de spændingsfelter, som krisen synliggør. Det kræver forberedelse og nøgtern ledelse. Lad mig illustrere dette med et eksempel. 

Tilbage på kontoret – del 1 (casefortælling)

Omsider kunne de igen mødes på kontoret. Det var på tide. I hvert fald hvis man skulle dømme efter Jacob og Lisa. De gik energisk frem og tilbage på gangen og førte højrøstede samtaler ved kaffemaskinen. De var så trætte af zoommøder og lange mailkorrespondancer. De trængte til at se mennesker og mærke pulsen på arbejdspladsen.

Det var rart at se, syntes deres chef. Han havde bedt alle medarbejdere om at skrive nogle få linjer om, hvad de gerne ville bringe med sig fra krisen. Ikke ret meget, ville Jacob og Lisa nok skrive. Allerede havde han dog fået mails fra andre medarbejdere, som fremhævede, hvor produktive de havde følt sig, når de arbejdede derhjemme.

De stod op, gik i bad, drak kaffe og læste aviser, og på slaget 9 sad de ved computeren og arbejdede koncentreret i tre-fire timer. På den tid nåede de snildt, hvad de normalt præsterede på en hel dag. Der var færre forstyrrelser, mere strukturerede møder og rum til fordybelse. En havde også skrevet, hvor rart det var at kunne sidde i joggingbukser og uldsokker.

Grænsedragninger til forhandling

Det er en svær balancegang, chefen har indladt sig på. En hel række grænsedragninger er til forhandling. 

Først og fremmest er der opbrud i grænsen mellem individ og organisation. De enkelte medarbejdere kan have ret forskellige oplevelser af, hvad der var rart og fremmende for deres arbejde under krisen. Men disse oplevelser skal stilles over for hensynet til organisationens samlede opgavevaretagelse. 

Nogle kan have oplevet, at de kunne arbejde mere fokuseret derhjemme og tilrettelægge deres arbejdsdag mere fleksibelt. Men andre opgaver kan have lidt. Måske har man tilsidesat mere komplekse opgaver, som stiller større krav til dialog og samspil. Og måske går det ud over de relationer og det fællesskab, som på langt sigt er vigtige for evnen til at løse organisationens hovedopgave?

Under grænsen mellem individ og organisation er der mindst fire mere specifikke grænsedragninger:

• Opgavegrænser: Hvordan definerer vi organisationens opgaver? Og for hvilke opgaver er fysisk samvær vigtig for kvaliteten, og for hvilke er det mindre vigtigt? Chefen må ikke bare spørge medarbejderne om, hvad de har oplevet som godt og skidt, men bede dem beskrive konsekvenserne for kvaliteten i opgaveløsningen.
• Fællesskabsgrænser: Hvilken slags fællesskab vil vi gerne være? Måske kan nogle medarbejdere godt løse en del opgaver hjemmefra. Men har det generelle samarbejde og miljø godt af, at folk er samlet nogle dage en gang imellem? Chefen må derfor også spørge medarbejderne om, hvad der under krisen tilførte værdi til fællesskabet, og hvilke værdier der er gået tabt.
• Interessevaretagelsesgrænser: Hvordan kan jeg som medarbejder legitimt varetage mine særinteresser – for eksempel behovet for fordybelse og fleksibilitet – uden at undergrave helheden? Chefen må altså tilbyde legitime kanaler for varetagelse af særinteresser – uden at love, at de bliver tilgodeset.
• Autoriseringsgrænser: Hvem kan bestemme spillereglerne? Er der lagt op til en åben og fælles læreproces på lige vilkår – eller træffer chefen i sidste ende afgørelsen? Og på hvilket grundlag? Chefen bør gøre processen og dens spilleregler gennemskuelige.

I casen har chefen brug for at tage hånd om alle fire typer af grænsedragninger.

Tilbage på kontoret – del 2

Tiden var kommet til det udvidede personalemøde, hvor alle kunne fremlægge deres erfaringer fra krisen og komme med forslag til, hvad der skulle videreføres. Det blev ikke en helt så åben og udforskende proces, som chefen havde håbet.

Lige inden mødet rundsendte to medarbejdere et forslag om, at alle skulle have ret til to ugentlige hjemmearbejdsdage. Fra starten blev linjerne trukket op – lige lovligt tydeligt, syntes chefen. Flere havde indvendinger mod forslaget. Det ville være dårligt for kundebetjeningen, og det ville undergrave samarbejdet og arbejdsmiljøet.

Forslagsstillerne mente, at man kunne omorganisere arbejdet, så den fysiske kundekontakt blev varetaget af færre medarbejdere, som alligevel ikke brød sig om hjemmearbejde. Disse medarbejdere kunne udgøre en slags sluse, som formidlede kontakten videre til dem, der arbejdede mere hjemmefra.

En hurtig gennemgang af bemandingen fortalte chefen, at det ikke kom til at gå op. I stedet forslog han, at man gav ret til én ugentlig hjemmearbejdsdag.

Den splittede grænsevogter

I håndteringen af grænsedragninger er chefen udspændt mellem en hierarkisk og en facilliterende rolle.

Hvis han rendyrkede den hierarkiske rolle, ville han foretage en kølig analyse af, hvilke arbejdsmåder der bedst tjente opgavevaretagelsen og træffe en beslutning. Han kunne vælge at bede medarbejderne om at bidrage med deres analyser og indsigter i fordele og ulemper ved hjemmearbejde. Men han skal ikke bare spørge dem om, hvad de ønsker, men om, hvad de ved om konsekvenserne.

I den facilliterende rolle ville han insistere på, at gruppen er nødt til at arbejde sig igennem en fælles læreproces, og han ville derfor ikke tillade det konkrete forslag at kortslutte denne læreproces. De skulle foretage fælles analyser og kortlægge konsekvenser og prøve at finde en enighed. Måske en forhandling kan bringe dem det sidste stykke.

Både den hierarkiske og den facilliterende løsning vil kunne være legitime, især hvis chefen begrunder sit valg af procesmodel. Men i eksemplet lader chefen sig dumpe ned mellem de to stole: Han købslår med medarbejderne. De mere bevidste overvejelser om opgave- og fællesskabsgrænser droppes. Til gengæld skaber han en arena for interessevaretagelse, som minder om et loppemarked, og han demonstrerer en beslutningsproces, som er noget uigennemskuelig og impulsiv.

Noget kunne tyde på, at chefen blev overvældet af medarbejdernes interessevaretagelse og måtte flygte fra rollen som grænsevogter. Intensionen om en fælles læreproces var al anerkendelse værd, men forberedelsen var mangelfuld.

Udvikling kommer af mødet med spændingsfelterne

Lige nu er det en stor ledelsesopgave at hjælpe organisationen med at genforhandle grænsedragninger efter det opbrud, som coronakrisen førte med sig. Mange steder tager man gode initiativer til evaluering og erfaringsopsamling. Hvis initiativerne skal skabe reel udvikling, må vi på en grundig og bevidst måde konfrontere de spændingsfelter, der opstår i grænseopbruddet. 

Her er et bud på centrale overvejelser, vi bør gøre os:

• Anerkend, at medarbejderne ikke har oplevet det samme. Der er mange bud på, hvilken læring der kan drages.
• Inddrag medarbejdernes erfaringer – men spørg præcist: Hvad har konsekvenserne af de nye arbejdsmåder været for kvaliteten i opgaveløsningen og for arbejdspladsen som fællesskab? Vær nuanceret i kortlægningen af fordele og ulemper, for eksempel ved virtuelle møder og hjemmearbejde.
• Skab en gennemskuelig proces. Du kan betone og balancere dine hierarkiske eller faciliterende roller. Men begrund tilgangen sagligt – med omsorg for opgaven og fællesskabet.
• Tilbyd legitime kanaler for medarbejdernes interessevaretagelse, og vær grundig i undersøgelsen af dissens og ejerskab for de konklusioner, I når frem til. Vogt dig for overfladisk enighed og abstrakte opsummeringer.
• Tolerér spændinger og konflikter. De er der af en grund.
• Følg grænseopbrud til dørs. Svigt helst ikke en af de fire grænsedragninger (opgaver, fællesskab, interessevaretagelse og autorisering), men sørg for, at de finder et leje, der kan holde, indtil nye opbrud melder sig.

Der er mange måder at gå til opgaven på, men det afgørende er, at der ageres. Coronakrisen har brudt op i rutiner og grænser, og den har givet os nye erfaringer. De skulle nødig gå til spilde.