Flueknepperi eller fagligt fokus? Her er universiteternes sparekataloger

Universitetsledelserne småsparer i krogene i stedet for strategisk at gå efter store lunser, lyder konklusionen fra eksperter på baggrund af Mandag Morgens aktindsigt i universiteternes sparetiltag. Vi forsøger at skåne kerneforretningen, siger formanden for universiteternes direktørudvalg.

Laura Ellemann-Jensen

Der er ingen tvivl om, at besparelserne på de danske universiteter siden 2016 har haft organisatoriske konsekvenser for både studerende og ansatte.

Men en aktindsigt i universiteternes egne indrapporteringer til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte om effektiviseringer og 2 pct.-besparelserne viser ifølge to eksperter, at universiteterne også har grebet opgaven uhensigtsmæssigt an. 

Universiteternes sparekataloger

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte bad i oktober 2017 bl.a. universiteterne om at indrapportere, hvordan de arbejder med effektiviseringer og budgettilpasninger.

Baggrunden var diskussionen om, hvorvidt omprioriteringsbidraget skulle fortsætte.

Alle otte universiteter indberettede måneden efter, hvordan de helt konkret har tilpasset organisationerne. Ugebrevet Mandag Morgen har fået aktindsigt i disse indberetninger.

Flere af dem medtager tiltag foranlediget ikke kun af 2 pct.-besparelserne, men også af andre ændringer i budgetterne pga. bl.a. dimensionering og fremdriftsreformen.

Du kan hente de fulde oversigter her:

Copenhagen Business School

Danmarks Tekniske Universitet

It-universitetet i København

Københavns Universitet

Roskilde Universitet

Syddansk Universitet

Aalborg Universitet

Aarhus Universitet

Oversigten, som alle universiteter sidste år blev bedt om at indsende, rummer både større og mindre effektiviseringstiltag. Se tekstboks. Der er eksempler som en afdeling på DTU, der har måttet droppe fredagspizzaer; flere steder er man gået over til energibesparende belysning, og så fylder digitalisering også en del.

Men der mangler en strategisk, stringent metode, mener professor i ledelse og økonomi ved Aalborg Universitet, Per Nikolaj Bukh. De små tiltag fylder for meget.

”Det vidner om, at universiteterne ikke har taget de store, svære ledelsesmæssige beslutninger, der bringer strategien op på den helt store klinge,” siger han.

Samme pointe er første indskydelse fra Allan Levann, der er direktør og stifter af High Performance Institute, og som i årtier har beskæftiget sig med erhvervslivets potentiale og ydeevne.

”I stedet for at tage den helt oppe i toppen, så ser det faktisk ud, som om det er blevet uddelegeret. Det ser ikke ud, som om man har sat sig ned og sagt: Nå, hvad pokker gør vi? Man har skruet på en hel masse mindre knapper ude i afdelingerne. Hvorfor ikke snævre ind og fokusere på færre områder,” spørger Allan Levann. 

For mange pletvise trimninger

Oversigten kan bedst beskrives som et sparekatalog med fiffige idéer. Digitalisering af rejsebilag, skibe, der nu kører med én i stedet for to motorer (DTU), udsugning, der slukkes om natten i laboratorier, undervisning af flere studerende på én gang og nedskæring på kantinedrift. Se figur 1.

”Vi ved fra både private og offentlige organisationer, at der er to metoder til at spare. Der er de små effektiviseringer, hvor man altid kan gøre det 1 pct. bedre stort set alle steder i organisationen, og det kan man typisk gøre flere år i træk. Altså grønthøsteren. Det kan man gøre mange år i træk, uden at det gør rigtig ondt,” siger Per Nikolaj Bukh. 

Og så er der de mere indgribende beslutninger, der virkelig batter, forklarer han.

”Fra kommunerne kender vi ordet ’servicestrukturelle budgetforbedringer’, hvor man går ind og ser på hele paletten: Hvad er det vi har, hvor er vi gode, og hvor er vi knap så gode. Altså de store beslutninger. Og der er universiteterne slet ikke kommet til endnu,” mener han.

Nu er det ikke, fordi der ikke er truffet nogle ubehagelige beslutninger som følge af bl.a. omprioriteringsbidraget. Københavns Universitet har nedlagt godt 500 stillinger og lukket fem humanistiske uddannelser, mens CBS har lukket otte primært sproglige uddannelser.  

Problemet er, at det simpelthen ikke er voldsomt nok. Langt det meste er pletvise trimninger frem for den store le, mener Allan Levann. Og det kan have store og uforudsigelige følgevirkninger. Han tøver lidt med at bruge ordet, men sagen er, forklarer han, at flueknepperi har overraskende store konsekvenser.

”Når personalets goder eller deres redskaber ryger, så ryger motivationen. Du ender med at få medarbejdere, der bliver trætte af at gå på arbejde og i virkeligheden bliver rigtig dyre for samfundet, fordi de ikke længere er i stand til at præstere. Det er derfor, jeg synes, det er så kritisk, når jeg ser på oversigten,” siger han. 

Vidensdeling ved kaffemaskinen

Et eksempel på et problematisk tiltag set fra et organisatorisk perspektiv er ifølge Allan Levan, at SDU har skåret kantinedriften væk på Campus Slagelse. Frokosten er nemlig det, der samler os på en arbejdsplads. Det er der, fællesskaber opstår, og vidensdelingen sker. Ligesom i en rygergård, hvor de nu eksisterer.

Steve Jobs gjorde noget helt genialt, da han var chef for Pixar, mener Allan Levann. Han flyttede alle kaffemaskiner til et samlet cafe- og mødested for at skabe det tilfældige møde mellem alle virksomhedens ansatte, der kom forbi for at drikke en kop kaffe. Målet var at få dem til at snakke og dele viden med andre i hyggelige cafelignende omgivelser. Lidt som at gå på cafe i arbejdstiden.

Ledere i hobetal har sidenhen taget metoden til sig, og fællesområder hører nu til normalen. Men lige så normalt er det at nedlægge de små pause-oaser i forbindelse med spareøvelser.

”Det er godt tænkt at styrke videndeling og nærvær på tværs af organisationen gennem pauserne. Pauser bliver brugt til at vidensdele og lære andre at kende. Enkelt, vigtigt og værdifuldt. Lidt som rygepauser uden at ryge. Pauser er vidensdelingens konge,” konstaterer Allan Levann.

”Det kan synes uskyldigt, at ansatte selv skal medbringe madpakken. Men hvis det betyder, at man ikke længere mødes på tværs til fælles frokost, så taber organisationen på den lange bane,” siger han.

Det er Peter Lauritzen, formand for Danske Universiteters universitetsdirektørudvalg og tillige universitetsdirektør for RUC, for så vidt enig i. Den slags gør ondt, og det er i hans optik det mest centrale ved den samlede oversigt.

”Alle vegne er goderne kommet under pres, og det er altid ærgerligt. Kaffeordninger og fælles morgenmad. Kantineordning. God ledelse er også gode forhold for personalet, og der har alle universiteter været nødt til at se på, hvad der kunne ligge af besparelser der, uden at det gjorde alt for ondt – men det kan selvfølgelig mærkes, ” siger han og fortsætter: 

”Det, man kan se, er, at vi alle sammen har forsøgt at finde besparelserne på steder, der ikke går ud over kerneforretningen, altså undervisning og forskning. Det er naturligvis ikke lykkedes helt,” siger Peter Lauritzen med henvisning til eksempelvis nedskæring på vejledningstid under specialet.

Fair med effektivisering, men ... 

Kritikken om, at der mangler strategi og store beslutninger, afviser han blankt og nævner sit eget universitet, RUC, som eksempel. Her har man gennemført en større genopretningsplan, der blev iværksat, da regeringen kom med sit udspil om yderligere 2 pct. besparelser på universiteterne i efteråret 2015. RUC betalte konsulentfirmaet Struensee & Co. 1,4 mio. kroner for at gennemlyse RUC for mulige effektiviserings- og besparelsestiltag.

”Det er i princippet den genopretningsplan, vi stadig følger. Jeg synes ikke, det er i småtingsafdelingen, hvad vi har gjort hos os – og heller ikke hos de andre universiteter,” siger Peter Lauritzen.

Umiddelbart ser det ud, som om der også er kommet noget positivt ud af kravet om effektivisering. Digitalisering af processer er vel ikke skidt?

”Jeg synes, at det er rimeligt, at regeringen har en forventning om, at vi effektiviserer mest muligt. Vi er skatteyderfinansieret, så det er helt fair, at der er en forventning om, at vi bruger pengene bedst muligt. Og det er også sundt, at man kigger sin organisation igennem en gang imellem. Men udfordringen her er, at der sker alt for mange uhensigtsmæssige ting samtidig,” siger Peter Lauritzen.

At det var bedre løst ved at fokusere på færre områder, er han helt uenig i. Man har allerede lukket uddannelser ned, og det er rigeligt, forklarer han.

”Det er enormt vanskeligt at lukke uddannelser ned, når der er studerende, der er i gang med den. De skal jo have mulighed for at færdiggøre. Samtidig skal der være et forskningsmiljø, som jo ryger ved lukning.”

Omprioriteringsbidraget er en del af finanslovsforhandlingerne, der startede i sidste uge. Regeringen ønsker at afslutte omprioriteringsbidraget i 2022 og erstatte det med en puljeordning, der fører pengene tilbage til sektoren. 

Samtidig er forsknings- og uddannelsesminister Tommy Ahlers (V) netop nu i gang med sin svendeprøve om fremtidens universitetsuddannelser.

Ministeren er blevet rost for sine intentioner om eksempelvis mere tid til vejledning og feedback på uddannelserne, men de fleste fra uddannelsessektoren anser løfterne for tomme, så længe der skæres økonomisk. Ministeren vil også se på antallet af uddannelser, hvilket nok kan tolkes som, at der skal være færre.

Altså venter der flere organisatoriske kvantespring forude. Men Peter Lauritzen tager det med ophøjet ro.

”Vi har det sådan, at så tager vi det med. Vi har forhåbentlig været igennem det værste.”


Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu




Få Mandag Morgens overskrifter direkte i din mail.

Tilmeld dig nyhedsbrevet nu